会务工作人员要分组浅谈会务工作人员的工作

　　会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的，合理去安排每一个会务工作人员的工作，往往可以起到一加一等于三的效果，那么会务工作人员分为哪五个小组?本期职场召子哥以一文浅谈会务工作人员的工作内容及工作职责!

　　一、会务工作人员分为哪五个小组

　　为保障会务组筹备工作有序开展，会务处工作人员划分为五个工作小组，分别负责经费保障、证件材料管理、车辆保障、会议保障、会务指南制定。

　　1、会务组

　　负责会场布置、场外气氛营造、嘉宾邀请及迎送、场地座位划分、主席台座次安排、领奖仪式彩排组织、受表彰员工与集团领导集体照相、会议现场总体调度等工作;

　　2、秘书组

　　负责会议文件起草与制作(包括集团表彰文件、集团总结报告等)、会议通知和嘉宾邀请函制作与送达、表彰名单汇总、光荣榜制作、奖状及表彰证书填写、会议新闻稿起草等工作;

　　3、后勤组

　　负责奖品购置、会议用餐安排、餐券印制与发放、确保供电、会议经费预算与管理等工作。

　　二、会务工作人员的工作内容及工作职责

　　会前准备

　　1、草拟会议方案并送审。通过方案明确以下主要内容：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议日程、职责分工等。

　　根据职责，一般分为资料组、现场组、会务组、后勤组等几个工作组，大型会议还要考虑联络协调、安全保卫、交通保障、环境整治、宣传报道、经费预算等方面的需要，相应成立工作小组。

　　2、草拟会议通知并下发，从方案中挑出会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等内容，按公文(通知)的格式要求成文。以纸质文件、传真、电话、电子邮件形式送达参会对象手中。

　　3、会场准备，摆放会议资料;制作悬挂会标或制作电子会标;制作摆放座位牌;制作摆放主席台鲜花、会场外欢迎牌或充气球、拱门等其他宣传物件;音响、投影等设备的安装调试;茶水准备。

　　会中

　　1、会议签到

　　一般签到情况要在会议正式开前五分钟统计，一并报会议主持人掌握。

　　2、会议记录

　　通过笔记、录音、录像等方式进行记录。

　　3、会风会纪督察

　　一般在会议结束前五分钟统计并报会议主持人掌握。

　　会后

　　将会议方案、通知、签到、记录等会议资料进行整理归档。