在苏州办好大型会议会务的五要点

2023/9/23 来源:不详

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大型会议工作任务繁重,要求高,难度大,极其复杂。那怎样才能做好大型会议会务工作呢?

会议计划是会议组织安排的总纲,会议计划的制定应注意以下几个方面:

一是细致,程序规范。会议计划要紧紧围绕会议的整体工作目标和任务,明确会议日程安排和各议程之间的内在逻辑关系,科学安排会议议程,使会议顺利衔接,防止盲点和盲区。一般来说,计划应包括会议名称、时间和地点、参与者、会议任务、议程、工作组设置和文件起草、会议秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务和安全工作。

二是加强沟通,统筹协调。一方面要加强上述沟通请示。为了使会议效果达到相关要求,在准备会议的过程中,需要加强与公司领导和上级领导的沟通请示。另一方面,要加强横向沟通和衔接。大型活动的顺利开展是会议组织部门与文件起草、人事组织、宣传报道、物流服务、安全保障等部门密切合作、相互配合的结果。因此,在会议筹备过程中,需要加强与上述单位的横向沟通和衔接,合理调整工作进度,加强合作,共同推进。

第三,细化分工和倒排过程。要逐一细化分解任务,确定职责分工,让各部门明确会议各个阶段、各个环节的职责和分工,防止推诿扯皮。要科学安排所承担的任务,进一步细化方案的工作分工和时间节点,巩固岗位职责,让各单位根据倒排时间表认真对比检查,确保及时完成,实现无缝对接。

首先,逐一练习会议的细节。会前要逐一演绎每次会议的每一项任务和分工,提前研究可能发生的情况和问题的解决方案,并在此基础上制定详细的分工清单,让大家了解自己的任务,了解他人的任务,确保工作没有漏洞,任务没有漏洞,人员没有漏洞。

第二,在会场地点进行现场演练。随着会议期限的临近,会议组织者应深入会场和住所,根据会议日程,对会议细节进行现场演练,按照“提前一天”、“提前两个小时”、“提前一个小时”的标准安排会议场地,即每个会场提前一天安排,每个活动提前一天安排到位;会议工作人员提前两个小时到达会场,所有准备工作提前两个小时准备好;所有会议都组织会议代表和参与者提前一个小时进入会场。

第三,会前的关键环节演练,要善于把握重点,准备大型活动。如果会议的关键环节有缺陷,整个会议的效果会受到影响,甚至会产生不可挽回的不良影响。在处理关键环节时,要加强会前演练,在思想上高度重视,在精力上倾斜重点,在细节上考虑重点,确保万无一失。

会议期间的服务可以分为会场内服务和会场外服务,涉及很多阶段,如会议报告、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分配、指导座位、会议纪要、音频拍摄等。只有热情周到地做好服务,才能有机地连接场内外的各个环节。

一是加强值班的顺利运行机制。会议值班的作用是收集和发送相关会议的信息,协调会议期间的任务和突发事件,落实领导交办的事项。

第二,密切

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