在苏州办好大型会议会务的五要点

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大型会议工作任务繁重，要求高，难度大，极其复杂。那怎样才能做好大型会议会务工作呢？

会议计划是会议组织安排的总纲，会议计划的制定应注意以下几个方面：

一是细致，程序规范。会议计划要紧紧围绕会议的整体工作目标和任务，明确会议日程安排和各议程之间的内在逻辑关系，科学安排会议议程，使会议顺利衔接，防止盲点和盲区。一般来说，计划应包括会议名称、时间和地点、参与者、会议任务、议程、工作组设置和文件起草、会议秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务和安全工作。

二是加强沟通，统筹协调。一方面要加强上述沟通请示。为了使会议效果达到相关要求，在准备会议的过程中，需要加强与公司领导和上级领导的沟通请示。另一方面，要加强横向沟通和衔接。大型活动的顺利开展是会议组织部门与文件起草、人事组织、宣传报道、物流服务、安全保障等部门密切合作、相互配合的结果。因此，在会议筹备过程中，需要加强与上述单位的横向沟通和衔接，合理调整工作进度，加强合作，共同推进。

第三，细化分工和倒排过程。要逐一细化分解任务，确定职责分工，让各部门明确会议各个阶段、各个环节的职责和分工，防止推诿扯皮。要科学安排所承担的任务，进一步细化方案的工作分工和时间节点，巩固岗位职责，让各单位根据倒排时间表认真对比检查，确保及时完成，实现无缝对接。

首先，逐一练习会议的细节。会前要逐一演绎每次会议的每一项任务和分工，提前研究可能发生的情况和问题的解决方案，并在此基础上制定详细的分工清单，让大家了解自己的任务，了解他人的任务，确保工作没有漏洞，任务没有漏洞，人员没有漏洞。

第二，在会场地点进行现场演练。随着会议期限的临近，会议组织者应深入会场和住所，根据会议日程，对会议细节进行现场演练，按照“提前一天”、“提前两个小时”、“提前一个小时”的标准安排会议场地，即每个会场提前一天安排，每个活动提前一天安排到位；会议工作人员提前两个小时到达会场，所有准备工作提前两个小时准备好；所有会议都组织会议代表和参与者提前一个小时进入会场。

第三，会前的关键环节演练，要善于把握重点，准备大型活动。如果会议的关键环节有缺陷，整个会议的效果会受到影响，甚至会产生不可挽回的不良影响。在处理关键环节时，要加强会前演练，在思想上高度重视，在精力上倾斜重点，在细节上考虑重点，确保万无一失。

会议期间的服务可以分为会场内服务和会场外服务，涉及很多阶段，如会议报告、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分配、指导座位、会议纪要、音频拍摄等。只有热情周到地做好服务，才能有机地连接场内外的各个环节。

一是加强值班的顺利运行机制。会议值班的作用是收集和发送相关会议的信息，协调会议期间的任务和突发事件，落实领导交办的事项。

第二，密切