我总结的高效会议方法

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我们每个人都参加过大大小小的会议，会议是管理沟通的重要方式，会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，也是工作中最常见的一种沟通方式。会议有着发布信息、解决问题、做出决策、分配任务等作用。管理学家彼得·德鲁克说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”在信息急剧膨胀、竞争愈加激烈的商业社会，企业尤其需要通过会议互相合作、分享信息。在很多企业，会议往往决定了是否做某项工作以及何时做，换句话说，会议控制了工作流程。开会提供各方沟通的机会，但沟通本身并不是开会的目的，会议的目的是通过沟通达成共识。成功的会议有几个特征：会议时间恰如其分，与会各方达成共识，会议结果具体有效，会议决定得到落实。会议是我们日常工作非常重要的一个环节，占用了我们的很多时间和精力。然而会议沟通却常常无法发挥它应有的作用、达到它的原先的目的。美国两家著名的管理顾问机构的“白领回忆状况”表明，近八成的职场人士认为自己参加的会议有三分之二是在浪费时间，超过5成职场人在开会时没有集中注意力、6成人对主题不感兴趣而不发言、6成人没有为会议做任何准备。将大家对会议的抱怨进行总结，我们会发现很多会议存在以下四点不良的现象：(一)会议前没有明确的讨论主题和重点，当有临时的一些想法产生时，自然大大延长了会议时间。(二)没有强制的会议时间，虽然在开会前，大都会预估一个会议时间，但在会议过程中，大多数人不会太在意时间。(三)参加会议的人员没有提前做准备，导致会议上不能提出有见解的想法，因此很难得到有效的会议结论。(四)会后没有追踪，很多会上形成的决议和计划，大家并没有按此执行，导致反复开会和沟通，工作无法正常推进。这样的会议状况，让很多人一提起会议，都或多或少有厌烦的情绪。与会人员在一个缺乏架构、无法沟通、冗长的会议中，不仅对所达成的决议漠不关心和抱怨，甚至对组织也会产生某种不认同的心态。甚至有人为此总结出了七不开会议：(一)不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”；(二)不开传声筒式的，不联系实际，不解决问题的“空谈会”；(三)不开没有权衡轻重缓急，没有抓住重点的“扯皮会”；(四)不开没有发挥民主，没有集思广益，家长式的“包办会”；(五)不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”；(六)不开“七点开会、八点到、九点领导做报告”的“迟到会”(七)不开与议题无关人员的“陪坐会”。经常参加上述类型的会议，会让我们的很多时间处于低效无意义的状态，为了避免出现上述情况，减少会议时间，提升会议效率。我们需要掌握一些正确的会议操作流程和管理方法，从此让每个人不再是“会长”，不再将青春都浪费在冗长无效的会议中。在管理学家彼得·德鲁克《有效的管理者》一书说道，有效的管理者，在会议开始时，总要说明会议的特定目的和要取得的贡献。他会尽力确保会议照此目的进行。他决不允许把会议开成“自由讨论会”，让大家在那里高谈阔论。他召开会议，是为了激发大家思考和设想，不会只由一个人发表高见，而是向与会的所有人挑战，使他们读成为会议的积极参加者。在会议结束时，他总是追溯会议的开场白，并把会议的结果与初衷联系起来。我们如何才能像有效的管理者那样管理会议，提升会议效率呢？我们可以将会议管理分为会前、会中、会后三种方法。这里跟大家分享一些会议管理的建议，希望能有帮助。会前：凡事预则立不预则废，事先有详细的规划，是高效会议的基础。不打无准备之帐，才可以在打仗时高效的取得胜利。所以会议的发起者和组织者，一定要非常重视会前的准备工作，甚至不惜花很长的时间进行筹划。会前周密的准备，才不至于让众多的参会者参加一次低效的，浪费时间和生命的，无聊且没有意义的会议。会前三思：1、会议目的：为什么要开会，开会想取得怎么样的结果？2、会议的必要性：想要取得这样的结果，不开会可以取得同样的效果吗？如果有更高效的途径，那就不要开会。3、会议的组织：什么时候开？需要多长时间？必须出席的人是哪些？当你思考这三类问题有了满意的答案后，在举行会议，就可以有效的提升会议效率，为你自己，也会每一位参会者节省时间，并提升大家的参会感受。会前七步：1、明确会议目的：经过会前三思，我们已对会议的目的有了明确的认识。但会议目的越具体、越明确，沟通效率越高。很多会议之所以会开很长时间，且没有达成任何结果，是因为缺乏明确的会议目的。会议发起者对会议目的的表达非常模糊，例如“解决上个月市场活动出现的所有问题”。所有问题是哪些问题，我们是否已经清晰的界定了，是否需要在会议上界定这些问题？解决这些问题的目的是什么，达成这样的目的有更好的方法吗？会议达成怎样的结果就可以判断为已经“解决了上个月市场活动出现的所有问题”。如果会议准备者对会议目的思考深度不够，描述和表达不够清晰准确，一定会导致会议是低效且无意义的。2、确定会议的形式和流程：基于会议的目的，选取最适合的方式。如果是激励会，就需要使用和营造能让大家舒适且放松的会议环境；如果是群策群力的沟通讨论会，就需要有适合激发大家想法，便于大家相互交流的会议流程。会议的形式和流程，是服务于会议目的的，帮助我们更好的达成想要的结果。3、安排会议的议程：一定要在议事日程上注明讨论每项议题的时间限制。为保证会议议程不被沦为摆设，发挥其应有作用。在会议进行时，可以使用计时器等工具强制执行，计时器可以在项目讨论时间即将结束时发出信号。如果有项目明显需要花费更多时间，最好为其另外安排会议时间，而不是让这个项目扰乱其他项目的进程。当所有人都明白会议时间将会被强制执行，那么每个人都会集中注意力，在更短的时间里说出需要说的话。4、确定会议的主持人：好的主持人可以有效控制会议进程，保证大家的积极性和参与度。最重要的是，主持人一定要明确会议的目的，所有的会议过程的主持和引导，都要围绕会议目的进行。5、确定出席人员：会议上哪些人必须要参加，不参加的话可以吗？尽量减少会议的参会者，只让那些必要的并且可在会议上做出决策的人参加。6、发送会议通知：将会议的目的和议程发送给出席人员。明确告知每一位参加者需要做的准备工作，并且再发送通知后追踪确认，所有人都已经按照要求做好了准备，这样就不会有人在会议进行过程中被要求提供事实和数据时表示惊讶了。7、会场布置、会议相关资料和物品准备：不同的会议目的和形式，会场的布置应做相应调整，一般工作会议，可以考虑布置鲜花、播放音乐、购买咖啡茶点等，给参会者营造更好的感受。会议相关资料和物品，一定要准备的齐全得当，不要因为缺少某一样物品导致会议过程中出现小小的挫折。会中：1、在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开，当参会人员偏离议题时，会议主持人有权及时打断，避免浪费大家不必要的时间，而得不到想要的结论。2、在会议进行过程中，要找专人做好完整的会议记录。3、会议结束前，一定要得出会议讨论的结果，这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。4、如何排除会议干扰窃窃私语的人：用锐利的目光提示；请他谈谈看法；言语暗示；动作提示；会议间隙沟通提示；会上直接提醒。词不达意或经常跑题的人：总结归纳并确认其观点，如“再说一下你的观点？”“你说的意思是……”“”我们特别想听你关于……方面的看法““了解你的意思，你的重点是……”等等。高谈阔论的人：事先一定要限定发言时间，并严格执行，对发言经常超时、高谈阔论、讲起来没玩的人一定不要留情面。会议过程中可使用以下话术进行引导“你说的非常好，也让我们现在听听XX的见解”“你的经验非常多，要不会后你整理下……”“你说的非常好，这次时间有限，以后我们专题交流”会后：1、在会议结束后，将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。2、会议发起人要做好会后的追踪工作，确保会议的讨论结果应用到了工作实践中，否则也将达不到会议举办的效果。开好一个会议，既需要会议发起者和主持人的努力，也需要每一位参会者的努力。因此，参会者在会前、会中、会后也应做好相关事宜。开会前：基于自己的观点，研究问题，做好思想准备；依据会议发起人提供的资料，准备自己的参考材料；记下开会的日期、时间、地点；做好在会议中尽量表达的心理准备。开会中：倾听他人的一件，不打断、不判断、听完整，在回应；积极发表自己的见解；