浅谈企业管理者如何优化会议和会议室管理

浅谈企业管理者如何优化会议和会议室管理（管理者必看！）什么是会议管理，为什么需要会议管理软件?

如果你正在读这篇文章，你可能会因为被困在没完没了、毫无意义的会议中，或者自己安排的会议与同事同时安排的会议冲突而感到沮丧……在混合型工作环境中，人们需要互动，但并不总是组织良好、富有成效的，公司需要适应新的工作方式，并实施让每个人的生活更轻松的解决方案。随着大流行的开始，会议次数不断增加。此外，随着远程工作的引入，会议的重要性比以往任何时候都要高。此外，会议室的管理也变得复杂起来。让我们更深入地了解这意味着什么，以及您如何利用这一点。

什么是会议管理软件?

会议管理是管理整个会议过程的各个阶段和组成部分的过程。让会议在会议前、会议中、会议后取得成功的行动同样重要。忽视会议管理过程中的任何一部分都可能导致糟糕的结果和额外的会议。会议管理与会议室管理的区别会议管理是为了提高效率和提高决策能力而安排会议的过程，而会议室管理则是为了改善会议场所的管理而引入的过程。可以使这一过程更有条理、更少混乱的实践与房间预订系统的实施相结合，这将提高组织内部的灵活性和生产力。

为什么会议管理很重要?

会议本质上是为了提高生产力和效率。当每个人都在同一页上，知道应该做什么，即使是最具挑战性的任务也能完成。会议管理变得非常重要，因为:

你不会在没有成效的会议上浪费时间

我们经常发现自己被困在毫无成效的会议中，一周又一周。员工每月参加会议的时间增加到62小时，而高管平均每周花在会议上的时间为18小时。近一半的与会者表示，会议是工作中最浪费时间的事情，而93%的与会者会在这段时间做白日梦，39%的人甚至会睡着。

你会快速有效地做出决定

当计划彻底的时候，一个好的会议会让你得到你想要的结果。确保你在议程中陈述了会议的目的，并且只让需要的人参与进来，这样你就可以在与会议范围一致的情况下获得效率和速度。

有效的会议管理:该做的和不该做的

无论你喜欢还是讨厌会议，你都无法摆脱会议，尤其是在大多数公司已经采用的混合工作模式下。无论是混合式的，还是面对面的，让他们尽可能有用和有建设性是很重要的。以下是一些会议管理技巧，可以提高工作效率和创造力:

最佳会议管理实践定义目的和创建会议议程

在您发出邀请和预订会议场地之前，花几分钟考虑一下会议的目的。你希望这次会议有一个最终结果吗?确保在你的会议邀请中明确目标，以便所有与会者都在同一页上，并可以在会议之前添加需要讨论的想法。在发送邀请之前，把你想讨论的所有主题都放在议程中。

考虑邀请谁

在发出会议邀请时，要考虑谁真正需要出席，以避免浪费任何人的时间。另一方面，也不要忘记任何人。如果你要发表声明，确保所有受影响的人都在会议上，以避免谣言传播或有人感到被排除在讨论之外。

遵守会议时间表

至少提前三天发出邀请，以便与会者能够就会议上需要讨论的问题提供反馈。制定一个切实可行的时间表并坚持执行。为每一个问题设定具体的时间段，并明确由谁来主导讨论这个话题。确保所有的与会者都知道日程安排，这样当你要求他们转到下一个话题时就不会感到惊讶。

选择影响所有与会者的主题

确保会议的重点是与所有与会者相关的话题，并尽量将整个会议的主题控制在五个以内。你甚至可以根据与会者的反馈来创建话题，这样你就可以确切地知道他们想要讨论什么，从而避免任何无关的话题被提出。

让每个人都有平等的发言权

如果你注意到有人发言太频繁或时间太长，作为会议协调员，确保每个人的声音都在你规定的时间内被听到是你的工作。你可以简单地告诉他/她，你很欣赏他/她的意见，但你也需要团队其他成员的意见。事先说明公开讨论的基本规则也有助于让大家达成一致。

发送后续邮件

与会者一回到自己的办公桌就很容易忘记会议上做出的决定。作为会议策划人，在会议结束后的24小时内发送跟进邮件，强调已经做出的关键决定，以及谁将为这些决定负责。假设小组决定就一个特定的主题给客户发邮件。那封邮件应该是谁发的?还有其他人参与向那个人提供信息吗?这些决定需要经过深思熟虑，以避免对会议讨论的内容产生混淆。

常见的会议管理错误

为了提高效率，一定要避免一些常见的错误，例如:

开会迟到

迟到会占用会议5到10分钟的时间，或者在大多数情况下会使会议延长10分钟。等待那些经常迟到的人对那些按时到达的人是不公平的。所以…不要等他们!在会议预定开始的那一分钟开始给迟到的人传递了一个明确的信息，并树立了准时的名声。

邀请与议程主题无关的人

问问自己，是否所有你想邀请的人都真的需要参加会议?大多数时候，通过电子邮件做一个简短的总结也可以。如果你能将半小时会议的出席人数减少到两个人，而这两个人的出席并不重要，那么这一小时的工作时间就又回到了公司身上。会议的目的是做决定，而不是简单地分享信息。当与会者觉得讨论的话题与他们无关时，很容易认为会议是在浪费时间。

失去焦点

出于某种原因，在每次会议上，似乎都有一个人倾向于讲一些与所讨论的话题无关的故事。虽然讲故事通常不是坏事，但会议上的跑题确实会拖会议的后腿。领导一群人最难完成的任务是让他们专注。无论是组织者还是任何参与者，都应该有人负责引导会议回到指定的主题，并找回会议的焦点。

开会时间过长

很可能在会议开始30分钟后，你的团队的注意力就不像开始时那么集中了。这并不是因为他们感到无聊或容易分心，而是因为有很多信息需要处理。会议时间越长，需要付出的精力和讨论就越多。简短的会议是提高团队效率的重要组成部分。议程往往会扩展到特定会议的任何时间限制，所以当你觉得合适的时候，你可以自由地给你的会议一个“硬性停止”。一般来说，52分钟是员工真正投入工作的最长时间。不要安排任何会议超过一个小时。当你明白他们的时间是宝贵的时候，他们就会感激你。

忘记问答环节

问答环节通常被推到会议的最后，只留下几分钟的时间。然而，这一部分和会议的其他部分一样重要。当会议制定了具体的行动计划，但后续问题没有得到解决时，结果可能是灾难。为了确保更有意义的参与，考虑延长问答环节，以匹配会议的长度。你也可以尝试提前收集与主题相关的问题。这可以在几个层面上有所帮助:例如，经理可以更有效地计划他们的谈话，团队将有时间考虑想法，而不是在会议结束时仓促地提出问题。

什么是会议管理软件?

会议室预订系统主要用于计划和邀请其他人参加会议，如团队会议、销售电话、一对一会议、头脑风暴会议等。成员和共享工作空间的社区管理人员也使用它们来预订房间、桌子、指定呼叫区域和安静空间。主要的想法是排除猜测和精简会议室预订流程。

会议管理软件的好处数不胜数:

它提供了公司会议室的概述，以及预定的会议时间和细节——这可以提高工作效率，同时防止重复预订或在关键时刻无法使用会议空间和资源的其他情况。它允许具有适当权限的用户预订可用的会议室、修改事件详细信息和邀请与会者—例如，办公室经理可以使用用户权限和其他限制对这些平台进行编程，以确保这些宝贵的资源得到适当的使用。它为办公室经理等管理员提供了修改用户权限、房间和资源细节以及特定会议信息的工具——一些应用程序能够提供分析功能，以洞察共享空间的使用情况，并帮助完善房间调度协议。它与组织者和与会者的日历和/或电子邮件工具同步。它集成或共享访客管理软件的功能，以签到和跟踪与会者的信息，特别是那些来自公司之外的与会者。

会议管理软件是如何工作的?

会议管理软件应用程序为在办公室或共享工作场所内预留会议室和其他空间或资源提供简单的工具。会议管理软件确保组织者和与会者在重要会议上有必要的设施，同时，办公室经理维护一个准确的，最新的公司资源是如何利用的观点。一个集中的会议管理系统应该在这里和现在运行，提供实时可用性和下一次可用性指标，同时使通过多种工具(如电子邮件、团队、内部网等)预订会议室成为可能。提交预订请求后，应该会收到确认邮件。与此同时，被邀请参加会议的人如果没有空闲时间，应该能够取消和/或重新安排会议，并完全清楚特定会议室的下一个空闲时间。这个过程需要对每个人来说都是简单和友好的。数字显示(标牌)有助于再次确认以及公司的品牌分配战略，告诉参与者——内部或外部——他们在正确的时间出现在正确的地方。

您需要一个会议管理软件—GOODEEY会议管理系统失约率高

“幽灵预订”是一种常见的现象。当员工预订会议室时就会发生这种情况。然而，会议被重新安排或取消，导致一些人缺席。因此，本可以利用该空间的其他团队最终使用的房间要么太小，要么太大，无法满足他们的需求。在这种情况下，部署会议室预订软件可以自动将废弃的空间推回到可用的池中。通过这种方式，组织机构可以充分利用看似预留但实际上无人使用的房间。

许多重复预订

此外，直观的会议室预订软件还可以解决“重复预订”的另一个房间安排问题。这是指两个团队同时到达同一个房间，参加预先安排好的会议。由于会议室预订软件实时显示预订和日程安排的变化，它消除了不明确和混乱的范围。

向会议提供错误的服务

为了确保设施经理和员工都能迅速找到要咖啡或水的房间，您可能需要考虑给您的会议室起一个独特的名字。名字起到了确认的作用。此外，使用数字标牌来标记房间的名称，谁在占用它和间隔，使它更不容易出错时，试图找到它。

太多的空会议室

在标准的8小时工作时间内，一个会议室会空置超过5个小时。平均而言，一天中70%以上的时间会议室都是空的。随着公司采用混合工作模式，办公场所在特定的日子里会变得更空，这意味着未利用的空间会成倍增加。通过现代会议室预订软件，公司可以仔细监控哪些房间被占用以及何时被占用。这反过来又帮助IT经理为设施经理提供管理会议空间的可操作数据。

洞察丢失的空间

此外，会议室预订软件使设施经理能够深入了解房间占用和使用情况。通过这种方式，组织发展出一个全面的空间管理使用，在分配空间方面做出明智的决定，创建办公桌轮用的空间，等等。如果没有会议室预订软件提供的实时数据，企业就无法充分利用会议室。如果做得不好，会议室管理可能是一个挑战。会议室预订软件可以改变组织协作、使用办公空间的方式，并确保员工的生产力和满意度。使用正确的会议室管理软件，您可以简化会议，并为安全、灵活和无缝的工作场所体验铺平道路。