会议全流程管理降本增效,数字化会议系统有

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在企业的日常运营中，会议是必要的沟通和决策工具。人们常常被会议所淹没，以为会议决议能推动企业发展，但忽视了会议的成本和效率问题。会议的成本并不仅仅是参会人员的时间成本，还包括场地成本和后勤保障等方面，而会议效率低下会加剧会议成本的浪费。为有效促进会议降本增效、提高管理效率、节约资源，数字化会议系统提供许多妙招。

对于驻扎着众多子公司及临时项目组人员的大型企业来说，精确、高效的会议全流程管理非常重要。云思数字化会议系统将企业会议的会议召集、会议准备、会议执行、会后管理全生命周期内的人、物、行为、活动、内容等各种会议要素数字化、在线化、信息化、智能化，助力企业在会议各类场景实现数字化升级转型。

会议预约节约沟通成本

数字化会议系统支持线上预约，预约时可按条件筛选选择会议室、设备、会务服务等会议需求标签。会前大量的行程沟通、场地设备预定、茶餐等服务预定事务浓缩在一个会议召集动作中，快速形成会议方案，节约大量沟通时间。

会议室门口设有会议状态屏，屏上直观地展示会议室的当天会议安排，状态屏四周的灯带展示会议室状态，包括预约、占用、空闲等状态的直观表达。

对于临时到企业开会的外来人员，没有会议系统账号怎么办？会议室门口设有会议状态屏，屏上预留快速会议入口，不需要登录系统，手指一点预约会议，随时随地轻松锁定会议室。

数字化会议系统可以制定周期性会议规则，自动将周期性会议与会议室简化流程，减少了重复预约和审批，使公司年度例会专人规划、高效落实。

会务服务提高会议质量

会议预约的同时还可以自定义会议座席，通过图形化的排位方式，实现参会人员角色、职位在线编排，提升会议效能和会议质量。

为将节约会议成本贯彻到底，会议预约界面还会明确标注会议服务项目与报价，例如本间会议室每小时单价、会议设备借用价格、会议茶水和用餐预定服务及单价等等，既扩充会议服务范围，方便会务提前准备，同时为会议成本核算提供数据依据。

还为数字化会议系统预留OA接口，未来企业的会议预约完成后，时间、地点、主题内容、会议资料等信息将通过短信或邮件方式自动发送给参会人，参会人可实时查看会议安排，提高沟通和协同效率。

会中提高会议效率

企业日常办公人数众多，在周期性会议占用之后，空闲会议室就属于紧俏资源。为了敦促大家严格控制会议时长，除了规定每间会议室按小时计费之外，超出预定时间的会议室也需要重新审批。

当然为了节约会议成本，会议如果提前结束，组织者还可以在系统内点选会议提前结束，及时释放会议室结束计费。长期以往，养成敏捷会议的习惯后，大家的会议流程会越来越精简，会议室的利用率也会越来越高。

会后精细化管理

会议结束后，会议室使用费用、会务资源费用将自动分类整理，定期向部门或子公司进行成本申报，使会议成本计算有迹可循，有证可依，促使会议室使用者更注重会议成本控制，同时便于大型企业实现精细化管理。

总体会议情况、各部门会议分布情况、综合会议列表、待办完成情况等全局统计信息，将在企业数字化会议系统内进行汇聚、沉淀，自动构建可视化模型，帮助管理者了解会议室资源规划是否合理，例如是否将大型会议室划分为更多小型会议室，或者是否增加高频预约的服务，进而优化资源利用效率和成本控制。

云思数字化会议系统以数字化泛办公为核心，向下对接企业原有的OA、信发、预约等系统，向上满足顶层应用需求，满足客户数字化、在线化、敏捷化会议需求，携手企业实现降本增效，逐步驶入发展的快车道。