复工复产,这份超级会议项目管理流程请收下

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前言

一个会议的完成需要数千封邮件、上万个电话、上百次面对面的交流协调和考察，工作量之大，超出想象。朋友，当您按照以下的方法执行一个会议的时候我相信您的专业化水平会提高一个能级。当您向您的客户展示这样的会议流程管理的时候，他们也会对您多一份信任和敬意（哦，原来这才是专业服务），虽然科技日新月异，方法永不过时。在会展行业在广受冲击和人才断裂的时代，请您收下这份由 会议人整理的超级会议项目管理流程！

使用说明

这个流程管理普适性极强，适合会议主办方/企业内（In-house）的会议组织者（俗称甲方）、会议服务方（专业会议组织者、MICE公司）。为了便于推送，把原始表格版本变成了文本格式。这个流程也适合搭建商、MICE酒店等服务方了解，便于统一工作流程。

本文的会议不仅适合学术会议，也适合商业会议，也适合企业年会，使用者可挑选不同的板块，结构化的搭建自己的项目结构。

这一套流程基本上涵盖了一个会议活动的前中后所涉及的大部分的工作，根据时间为纵轴，以事项为板块进行标准化归类。

这个流程管理只是一个提示性的Checklist，每位会议活动项目经理、策划者可根据情况选取本会议以及自己负责的重点板块和事项进行进一步的细化。

这个流程涵盖24个章节（一级目录），余款（二级目录），余条目（三级目录），鉴于四级目录就是每天的日常工作了，本文留给大家去实践之中总结和提炼。

注意，既然是流程管理，每一个工作条目都必须是可检验、可量化的才算是有效的，每一项工作都必须写明谁负责？何时完成？当前进度？如何检验？如何检验。而检验则主要是靠日常表单、日常书面的邮件确认、电话、会议纪要、文案。因此无法检验、无法量化的条目可以删除。

这个流程是“开源免费”的，欢迎各企业或个人交流使用并反馈使用情况，便于进一步完善。知识最终是属于社会的，这个项目管理流程仅限于企业内或朋友们工作内使用，不得用于任何商业用途。

会议项目管理流程

01会议方案

1.会议的定位

2.确定会议的时间

3.确定会议的举办地点

4.确定会议的主办方、合作方、支持方等利益相关方

5.确定会议的形式

6.确定会议议题和演讲人

7.筛选演讲嘉宾人选

02预算管理

1.确定营收目标和收入来源

2.确定预算支出

3.预算表制定及调整

4.台账管理

5.结算

03项目进程管理

1.制定项目进程表

2.阶段工作会议

3.预算管理

4.现场管理

5.项目存档

04主题活动策划（如主题晚宴、考察）

1.活动方案确认

2.现场管理方案确认

05会议网站（含微站）

1.活确定网站域名及邮箱

2.会议网站内容

3.网站前台及后台开放时间确认

06媒体及推广

1.媒体合作

2.媒体邀请

3.媒体接待

4.媒体监测及报告

07赞助与合作

1.赞助计划设定（含线上会议的赞助）

2.赞助销售

8供应商合作与管理

1.会议需求确认

2.会议供应商选择与洽谈

3.合同签订

4.供应商付款

09演讲嘉宾及贵宾管理

1.会议前期演讲嘉宾及贵宾的接待安排

2.会议前期准备

3.会议现场演讲嘉宾及贵宾的协调管理

4.会议后期演讲嘉宾及贵宾沟通与反馈

10注册管理与代表招募

1.门户网站、注册管理与维护

2.参会人数据库整理

3.与会代表招募

11主形象设计、印刷、会刊、信封、Flyer、席卡、台卡等

1.平面设计内容确认

2.会议主形象应用范围

3.会议相关设计稿件定稿时间

12会场布置

1.会场需求确认

2.会场标识设置

3.会场搭建确认

13现场工作人员分工安排

1.工作人员管理

2.摄影摄像人员（含直播人员）

3.供应商（搭建、AV、同传）工作人员管理

4.志愿者管理

14进场前工作

1.物料准备与运输

2.财务准备，现金准备

3.进场协调会

15现场注册管理

1.注册台搭建

2.注册区域分工

3.注册流程管理

16翻译与同传

1.稿件翻译

2.参会人数据库整理

17现场会场搭建预验收

1.会场座位布置

2.设备AV搭建

3.台卡和席卡布置

4.VIP和演讲嘉宾休息室布置

5.验收确认

6.舞台和背景搭建

7.注册区搭建

8.指示和标示布置

18现场流程管理

1.现场注册流程

2.主持人流程

3.现场流程把控

4.餐饮流程

5.门禁管理

19餐饮管理

1.餐饮管理

20交通管理

1.会议期间参会者交通

2.大会演讲嘉宾及VIP交通

3.会前、中、后游交通

21风险管理

1.风险分析，确定重点风险

2.大制作现场工作人员紧急联络表和工作职责简表

3.演讲人风险和控制

4.合同风险

5.场地风险（含直播风险管理）

6.设备和网络风险

7.交通风险

8.注册风险

9.预算风险

10.印刷品风险

22满意度调查

1.制定调查表

2.发放和回收

3.演分析报告

23会后服务

1.与会代表服务

2.演讲嘉宾服务

3.赞助商服务

4.主办方服务

24会后报告

1.结算报告

2.大会报告

3.与会代表招募大会改进报告（内部）

4.满6.项目资料存档

5.投诉处理报告

6.项目资料存档