从空间的角度,如何提高企业效率

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说到效率，对于企业来说，不能不谈组织效率和组织发展健康度。一个高效的组织必将拥有较高的组织发展健康度。那么，什么是组织发展健康度呢？组织发展健康度的提出者麦肯锡是这样定义它的：“指组织上下同心追寻共同目标、遵循目标执行、持续创新和不断适应市场变动，并具备快于竞争对手的变革能力。”

马云曾经说，一个一流的创意和三流的执行，不如一个一流的执行和三流的创意。加里·尼尔逊（GaryL.Neilson，管理咨询机构Booz＆Co的高级副总裁）等人所做的涉及50多个国家的多家公司、*府机构和非营利性组织的调研结果表明，60%公司的员工认为自己组织的执行力薄弱，大多数人在被问及是否同意“公司能将重要的战略和运营决策迅速转化为行动”时，回答都是否定的。由此可见，组织发展健康对企业战略落地的重要性。

组织发展健康度有三大基础属性：

一致性：员工是否就企业的使命、愿景、价值观、战略、文化、氛围达成一致；执行力：凭借目前的能力、流程和激励水平、员工是否能履行好自身角色；创新能力：对于自身情况和外部环境，企业如何理解、互动、回应并进行调整适应。在过去二十年内，我们服务了很多不同类型的企业空间，发现成功的企业在这“三大属性”都有较高的得分。这和所处的行业无关，和成立的时间也无关，有的传统的百年企业依然充满活力，有的新领域新赛道的初创企业却死气沉沉。

保证这三大属性的实现，企业需要建立一套适合自己的文化体系，需要系统有效的管理体系，需要决策者卓越的领导力，更需要建立一支强大的团队。从空间构建的角度来看，如何让企业的办公空间来助力企业组织发展健康度呢？在分享案例之前，先说说关于办公空间的三个基础概念：

1、空间的思想

空间不仅仅是理性的、物化的，也是感性的精神的。我们走进庙宇就能感受到庄严肃穆，走进咖啡馆就能感受到轻松愉悦。建筑无言，但是它在不断地传递环境的思想、文化和属性。每一家企业都有自己独特的企业文化，办公环境是助力组织文化还是阻碍组织文化，决定了空间的思想是否恰当和适合。

2、空间的逻辑

空间的区位布局、动线设计、功能分布、陈设等等，都在向使用者传递空间的逻辑。空间在鼓励什么行为、支持什么行为、许可什么行为？空间又在压制什么行为、反对什么行为？所谓的布局合理，就是空间的逻辑和组织运行的逻辑达到同步。空间是在提升和加速组织运行，还是在降低和阻碍组织运行，这决定了空间的逻辑得分高低。

3、空间的能量

要建立高度敏捷的组织，团队更加有机并富有生命力，组织需要被赋能。而空间作为企业组织运行的物理载体，是团队赋能的第一场景。空间的能量是指空间阳光、声音、色彩、气味、温度、材料家具等等所营造的氛围，对组织成员建立归属、理解、互信、意愿、合作、创新等带来的影响力。

如何构建这样的思想、逻辑和赋能兼具的空间？我仍是用一个案例来解读。

案例C

案例C是一家全球知名的家电制造企业，位于中国的运营总部办公楼已经使用了近20年。办公总面积约平方米，名员工、64个部门分别布置在12个不同的楼面。新的办公大楼空间面积扩大了10%左右，未来考虑长期使用。

我们在本案的目标设定中，有几个是核心且关键的：

构建一个团队喜欢的办公环境，能够激发员工创新力的工作环境；新环境可以提升员工归属感和荣誉感，提升员工的敬业度；满足当下员工的需求，更需要兼顾企业未来发展（-人）的需求；提升空间效率，提升组织运行效率。

前三条相对容易实现，第四条要做到组织运行效率的提升，是非常有挑战的。系列（一）、（二）两篇文章我有对于实现前三个目标的重点介绍，这里着重分析对第四部分工作的思考和实践。在接触项目之初，我们先走进了正在使用的办公空间，通过咨询，找到了现有空间的痛点，主要表现在以下九大部分：

现有空间找不到和企业经营理念、产品属性和企业文化有关的内容信息。我们在访谈中听到企业员工开玩笑说：门口如果挂一个其他公司的LOGO，整个办公室用起来也没有太多的“违和感”；领导的办公室往往被单独隔离开来，领导者和团队之间及时互动性表现较弱；空间没有让员工感受到自己产品和用户链接的信息，除了市场一线员工，团队无法获取来自市场用户的反馈信息，无法看到行业发展的信息发布，更感受不到企业未来发展的清晰思路，无法感知企业经营现状和产品现状；现有空间在物品储藏等相关功能区失缺，包括：电话间、母婴室、衣柜、个人柜、杂物间、面试会客间、餐厅、健身房、展厅及大型会议等等，在会议、会客、交流、打印等功能区域无法满足需求；现有空间是经过20年时间不断扩建形成，各个楼层、各个部门之间没有太强的逻辑关系，部门动线与流程和区位关联度不大，各个功能版块仅解决了部门工作位数量的需求，并没有达到布局合理性和使用的便利性；现有空间置身于九十年代的建筑，层高较低，沿窗的位置被各种单间占据，室内光源缺少自然光，仅依靠顶光源，整体氛围压抑；作为行业领导性品牌企业，空间却没有做到让团队更深刻感知对企业的认同感和荣誉感，更多时候感觉像“体制内的企业”；企业有四大接待需求：*府接待、客户接待、供应商接待和新员工面试接待，现有空间没有对应这四类接待设置专属空间，无法准确向来访者输出企业价值观并提升企业形象；茶水区位置靠近通道，堆满了各种杂物，使用起来及其不便利，员工需要交流只能在会议室，而会议室预定又是个极为困难的事情。

这里我们分享一个来自麦肯锡关于组织健康度的相关资料：麦肯锡的组织健康度具体包括九大健康要素和三大健康属性（文章开始提到）如下图：

组织健康的九大要素包括：

发展方向：传递清楚强有力的愿景，让员工了解组织的未来方向、如何实现目标及其对员工有什么意义。领导力：运用适当的领导风格，激发组织成员采取行动以达成高绩效。文化和氛围：在公司上下宣导并践行一套深入人心的价值观，并在日常行为中体现出来。责任：确保每个人都了解公司对他们的期望，并被赋予足够的工作权限并对结果负责。协调与管控：一致地衡量并管理业务风险，同时在问题出现时能采取行动解决问题。能力：确保组织具有执行战略与建立竞争优势的能力与人才。动力：培养员工的忠诚度与热忱，鼓励员工尽力追求最佳绩效。外部导向：重要的外部利益相关方（客户，供应商、合伙人或其他）密切高效互动，以更有效地实现价值。创新与学习：鼓励并采纳源源不断的创意，使组织能不断学习与成长。

对应这九大要素，我们从而得出，企业在空间的思想上，需要精准传递企业的使命、愿景、价值观，在空间的逻辑上，需要符合组织动线和流程需求；在空间的能量上，需要给组织应有的赋能。

*以上图片均来自网络，如有侵权请联系删除，谢谢。

接下来，我们团队利用五周的时间，重点收集并整理了企业战略、组织流程和员工需求，分析了空间基础需求和衍生需求，统计并分析了62个部门之间的工作逻辑关系。这其中着重了解到部门之间沟通的高频、中频、低频的状态，对外服务和对内服务的工作动线，跨部门协作的工作动线，以及各种接待、会客、面试的人员动线，最后围绕之前的九大痛点我们做到：

1）我们在大楼入口、电梯口、门厅、茶水区等等外部访客和内部员工必经之路布置企业的LOGO，所有空间色彩全部使用企业专属色，强化企业标识感。

2）副总裁及总监以下管理层，全部取消单间办公室。管理层和员工共处一个空间，既拉近彼此的工作距离，沟通便利及时，也释放了部分空间。而在管理层工位附近我们设计了专注室，优先解决管理层沟通需求，在管理层不使用的时间，开放给团队使用。

3）在电梯间、茶水区、内过道等相关区位设置显示屏，同步全球行业信息，内容还涉及企业需要广知的重要信息、新产品发布、用户感谢及反馈等等，让团队随时随地接触市场动态和行业前沿。

4）我们取消了个人活动柜和个人文件柜，取而代之是个人柜和中央文件管理系统，同时增设衣柜区（分布在空间四个角落）和中央垃圾管理系统（垃圾分类并且分布在空间的七到八个角落），设置了满足员工需要的所有功能，如：封闭打印区、共享母婴室、封闭电话间、大中小不同的会议室、大型共享茶水间、食堂、健身区等等功能空间，并把这些功能安置在组织动线的合理位置。

5）部门的分布是基于部门沟通的高低频来设计。哪些部门适合做邻居？哪些部门适合楼上和楼下关系？哪些部门可以距离较远？这一切都来自咨询后得出的实际需求，我们做到了让部门之间的沟通动线和空间动线保持一致。

6）我们将自然光线充足和视野景观最佳的位置留给团队工作位、开放式交流区、共享修复区，会议等基础功能版块靠近核心筒，同时在所有功能版块的设计采用成品模块化隔断产品实现，解决内部光线的同时，也考虑到未来空间衍变的便利。

7）在企业文化的传递上，我们选择了“企业故事”、“客户感谢”、“原创产品研发”、“新技术展示”、“行业演变历史”等等内容，在内过道、会议空间、共享空间向团队展现企业的过去、现在和未来发展，激发团队的使命感和责任感。

8）在来访和接待功能需求上，我们考虑到*企关系的需求，设计了一间专属会议空间，满足企业和当地*府沟通的需求。同时做到满足客户来访、供应商来访的私密性需求以及新员工面试等专属性需求的空间设计。重要的是，在每一个属性空间布置与之匹配的文化属性。

9）在茶水区和共享空间，全部设计使用企业自产产品，这些区域是企业产品最直接的展示窗口，另外我们还从新产品推陈出新更换的需求角度增加了设计考虑。员工在自己使用时，既激发了团队的荣誉感，又能让员工从使用者角度参与产品优化的使用感受。

*以上照片非本案例，是F-SPACE其他项目照片。

当然，我们在本案中不仅仅做了以上的工作，一切围绕用户的需求展开，从显性需求到隐性需求，从功能设置到动线布置，从文化呈现到品牌导入，从当下痛点到未来发展，从基础需求到组织发展，从个体共性到组织效能，最终实现一个健康的办公环境。

我常常在思考，用户才是最好的设计师，我们只是更熟悉设计的工具而已。只有真正走进用户、尊重员工、深度挖掘，理解组织发展规律、探索组织现状和趋势，倾听未来、倾听未知、倾听新生力量，才可能帮助我们实现一个满足现在又适应未来的好作品。

每一个作品，对我们空间构建者来说意味着什么呢？是收入和案例吗？对企业业主来说，意味着什么呢？是成本和风险吗？都不是！我们需要清晰认识到，办公环境是企业实现经营目标的重要载体，构建者和企业业主的工作目标完全一致，那就是对每一位使用者行为模式的尊重，对企业组织发展健康支撑的探索，对组织长期赋能的思考，对未来发展不确定性的展望，从而，让办公空间成为企业发展的重要资源，成为组织发展健康的重要推手，成为团队释放才华引领创新的舞台。如此这样，才是我们做这件事情的意义。