数字时代,高效会议是企业的竞争关键

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配图来自Canva可画后疫情时代，音视频类在线会议已占据企业和员工相当多的精力。企业服务公司Dialpad公布的调查报告显示，83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。远程会议需求蓬勃，腾讯会议、MAXHUB们繁荣成长，进阶为企业的在线或智慧会议通用服务平台。大中型企业危机感更强，对会议场景的数字转型甚是敏感，所以为了一场高效的会议，为了构建更高效的沟通模式，它们均在寻求可靠的智慧会议解决方案，要么打造软硬件组合的会议室，要么订阅可定制化的SaaS类会议服务。某种程度上，围绕会议场景的设备和模式升级，在大中型企业间已经演化成一场不断升温的数字竞赛，这场竞赛中，企业想要的不止是一场场高效的会议，还有长远的降本增效能力。即使没有疫情带来的物理隔离阻力困扰，全面数字智慧化转型也已成为企业的共识，于企业战略蓝图内根深蒂固。腾讯会议目前用户规模已超过2亿，且在不断增长；MAXHUB的智慧会议解决方案被一半以上中国强认可，市场份额仍在爬升。会议办公模式的深度变革在更多行业展开，已是毋庸置疑的事实。从远程到智慧，会议效率的进化会议模式的改变，实际折射的是企业发展进程中持续提升管理沟通能力的本能诉求。过去的会议场景，企业往往倾向于面对面的交流方式，因为信息传导没有延迟，执行效率也有保证。但客观环境的转变，逐渐抬高了这种理想场景的实现难度，尤其是更多的智能会议设备和服务出现后，传统的会议模式走到了被淘汰的十字路口，数字会议备受推崇。数字会议的进化，过去几年走得非常快，因为工具门槛低了，企业的意识转变了。这个过程大体可以有两个阶段，第一阶段是以远程和线上为主的“连线模式”，zoom等软件，多以云视频会议的方式满足企业开会需求。这种模式具有普适性，任一规模企业的轻信息、远距离会议都能快速开启，所以在疫情突现后快速爆发。从企业角度看，连线模式就像互联网一样，可以聚集任意空间的人，实时传达必要的会议信息。但连线模式其实比较粗放，当我们要沟通一款产品的设计方案细节，或者共同研发和设计某些数字内容时，以手机或电脑为主的小屏模式，显然不能满足这些非常精细的需求，更无法达到想要的高效率沟通。所以企业需要更加靠谱，信息容纳度和信息传导效率更高的会议模式，于是以软硬件有机整合为主的“一体模式”开始发力，数字会议的效率上限有了大幅提高。从MAXHUB等智慧会议解决方案服务商的产品来看，它们的方案可以看做“大屏+”模式，通过会议平板、无线投屏器等设备的自由协同，可以实现信息的高频化、精准化流转，有效满足企业开会的全流程痛点，把开会变简单，也变高效。从连线模式到一体模式，数字会议进化的客观势能来自作为实践会议的主体，即企业追求效率的生存冲动，从而将数字会议推向了更理想的状态。难摆脱的不可抗力远程、智慧会议的确是企业提高经营效率、构建智慧办公能力的绝佳场景，如今市场上亦有诸多数字会议产品供不同规模的企业选择，但一场真正高效完美的会议，还是会面临很多突变因素或不可抗力。单从影响会议效率的因子来看，人、设备、流程是三大关键，任一方面的掣肘都会导致会议效率无法最大化，无形中放大企业的时间成本，压低产出效率。第一，人的错位。在一场会议中，人是核心的参与者，但也是最为活跃，最不确定的因子，一旦有时间、地点上的错位，比如异地、不同的时区，容易带来过度延迟的后果，会议效率因此可能会大打折扣。第二，设备局限。作为会议信息的关键载体，设备能力往往决定着会议的交互效率，在需要高频强交互的海量数据会议中，设备的不兼容、投屏速度、高延时等问题，都是效率的破坏者，会造成极差的会议体验。第三，流程僵硬。高效会议的基础是精简的流程，但传统思维还是会根植于流程制度中，极大影响会议的整体效率，比如人员的签到必须要在全部人员到齐后一一点名，如此流程很难不拉高会议的综合成本。值得注意，不可抗力还会为企业制造“伪高效”陷阱。举个例子，企业在根据现有条件仔细优化会议制度后确实把效率数值提了上来，比如缩短了会议时间，但只要设备限制存在，企业的会议效率还是在某些环节会打折扣，长此以往，企业的效率成本叠加可能会相当高。“统一思维”方法论虽然人、设备、流程都可能给会议效率带来阻力，但这并不意味着企业无法实现一场高效的会议。会议是否达到想要的效率和效果，往往取决于企业是否为会议找到了合适的解决方案。因为会议的类型很多，按规模、公开程度、内容可以有很多细分场景，没有匹配的设备和流程，会议效率低是一个必然结果。但矛盾也恰恰寄生于此，企业知道会议低效，知道哪些环节不到位，但是没有解药，这是典型的“病者无药医”。原因很简单，多数企业不能造会议设备，也没有开发办公流程的技术能力。这就是会议和办公方案解决商存在的意义，历经两个阶段的进化后，业内主流玩家已经形成可靠方法论，那就是“统一性”思维。第一类是软件高标统一。典型如微盟的智能化会务SaaS软件，基于专业技术，为企业设计了标准化、高适配的线上工具或功能，让企业能够根据特定会议场景的需求快速发起、完成一场或多场会议，显著降低了企业的会议物料、前期沟通成本。第二类是软硬集成统一。典型如“MAXHUBx腾讯会议智慧会议解决方案”，设计逻辑的出发点是企业会议全流程的关键痛点，并将所有细化功能全部高度集于一套系统。MAXHUBx腾讯会议智慧会议解决方案的优势可以体现在以下几个点：首先是标准统一，在设备容纳度方面，除了会议平板之外，个人电脑、手机等外部设备均可一碰连接，具备很高的设备自由度；其次是信息统一，比如会议展示资料可以快速自由共享，消弭了信息鸿沟；最后是流程统一，针对会前、会中、会后不同环节，分别设置了可统一标准操作的功能，比如会前与会人员无论身处何地均可一码入会，会中基于高清拾音设备加AI转写技术可生成实时纪要，会后待办可快速派发执行。可以看出，MAXHUBx腾讯会议智慧会议解决方案是以标准化、模块化、科技化的方式，从全环节、全要素切入来提高会议效率，能够有效降低企业会议综合成本，核心价值可概括为两点。第一，将软件平台和硬件设备进行深度融合，为企业会议管理制定完整高效的解决路径；第二，全流程弹性整合多元会议场景，打通了线下会议效率阻碍。综上，统一思维之所以能驱动可靠的会议解决方案，还是因为统一性的核心含义包括效率。当然，无论是软件集成，还是软硬集成，都需要专有技术的加持。数字办公决胜未来竞争今天，MAXHUBx腾讯会议智慧会议解决方案这类智慧办公服务备受追捧，根源还是企业可以借此实现蜕变。第一，成本效益优化，即省钱省时间；第二，经营逻辑优化，比如业务开展模式更有效率，品牌形象会随之改善，产出效率会随之提高；第三，企业基因优化，可垒建办公经营的数字化基础，孕育企业的专有数字基因。从竞争的角度看，智慧办公不单单是企业为了内部升级而必须践行的战略，更是长期生存的必经考验。换言之，企业寻求办公智慧化升级，为了现在，更为了未来。这么来看，MAXHUBx腾讯会议智慧会议解决方案这类智慧办公解决方案服务平台，扮演的其实是数字助手的角色，在企业和产业转型的过程中，它们是不可或缺的角色，也是企业数字转型的刚需。而且它们还为企业的数字升级带来相当多的价值启发，比如使用统一思维经营和管理公司，为公司设置基础的数字管理平台等。7月12日，智慧协同平台MAXHUB领效将与腾讯会议联合举办以“高效协作一步到位”为主题的智慧会议解决方案实战分享会，会为企业带来更多关乎高效办公协作的思考。眼下，智慧办公已经覆盖会议、生产、推广、获客等每一个与企业运行相关的场景，没有企业能够置身事外，忽略智慧办公的战略价值和意义。长远来看，勤于智慧办公升级，愿意摒弃旧思维的企业，将持续沐浴智慧办公的开放红利，形成更独特的发展优势，为未来的生存能力打下更稳固的底子。