活动策划如何准备一场完美的会议

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身为一个合格的职场人，开会已经成为工作生活中的家常便饭，忙碌的一天，也从睡意朦胧的早会开始，结束之后还没进入工作状态，就要开始吃午饭了，接着下午就来一个午会，好不容易熬到下班，却不能准时走，因为要开晚会，以上这些还仅仅是公司普通职员一天的会议安排，上升到管理层，你可以看到各式各样的会议填满行程表。国外有两位研究群体协作的专家——迈克尔·多伊尔和大卫·斯特劳斯，他们共同著作的《开会的革命》中就提到过：如果你是一个普通员工，你一生中的开会时间，至少在个小时，如果你是一个中层管理者，每周大约有35%的时间在开会，如果你是一个高层管理者，这个比例会超过50%开会占用了我们绝大多数的工作时间，如果不能在这段时间里面高效解决问题，那完全就是浪费时间，但倘若问大家每次开会之后的会议成果如何，相信绝大多数人的脑海里会冒出一个疑问：“刚刚一个小时的会议，到底讲了些什么？”一场会议下来，冷场时间占一大半，什么问题都没解决，领导愁得要死，员工也苦不堪言，那么到底是哪里出了问题呢？三个原因导致会议冷场：1.大多数人缺乏“自己正在开会”的意识日复一日的例会，让很多员工对会议的定义发生了转变，因为开会之前没有规定在一定时间内完成对某个问题的讨论，误认为开会就是一群人坐在一起聊天，完全不关心问题的解决方案，时间久了，大家对于开会的态度就形成了一个消极的定势。2.没能明确开会的主题和关键点其实这也和第一点有关，每天抱着聊天的心态开会，参会者在会议开始之前，不会花心思准备自己的“论点”，开会的时候不知所云，甚至总是重复同一件和本次会议无关的事情，自己都不知道自己在说什么，这样的会议一般十分冗长，并很容易造成冷场。3.别人“听不懂”你的话如果是语言不通还好办，找个翻译就能解决，但这里指得是对方根本不知道你要表达什么，是逻辑上的不理解，技术人员向管理人员表达事情时，尽量把语言组织的更简单一些，直接说出这项技术能带来什么结果，别人马上就能抓住重点，你的话是要说给别人听的，表达是否符合逻辑，自然也由别人判定，一旦对方听不懂你的话，会议分分钟冷场。下面创意者就给大家分享几个提高会议效率的方法，创意者根据多年来帮助国内外企业成功策划会议活动的经验，总结出以下2个最关键的点：01、确定会议的着陆点，开展输入输出管理会前准备最重要的就是确定会议着陆点，也就是定位，它能让每个参会者意识到，此次会议在整个大方案中应处于何种位置，对参会者的行为模式会产生不同的要求，也会让参会者们找到自己的定位，转变心态，认识到“这场会议很重要，不是聊天会”。定位确定之后，在此基础上就可以开展输入输出管理，输入就是明确在开会的时候应将什么内容通知和提供给参会者，输出则是会后将会产生怎样的结果。值得注意的是，输入要尽量给对方提供新东西，提升新鲜感，再是让参会者感受到前进感，觉得会议使工作得到推进，而不是原地踏步，输出勿急躁，一般情况下，会议结束是以双方消化方案后达成共识为前提的，而不是单方面强行加快会议进度。02、根据参会对象，灵活决定会议着陆形式着陆形式就是会议的风格，确定合适的会议风格，将有助于提升方案的完成度，进而加深对方对方案的理解程度，增加方案通过率，而寻找合适的会议形式，就看你能不能理解参会者的风格。公司是一个小社会，有各种性格的人，有的人开会就喜欢看书面资料，厌烦长时间语言交流，而有的人喜欢听别人讲话，不喜欢枯燥的文字，所以会议的风格形式，就要依人灵活而定，例如前者喜欢看文字，你就可以采取“长话短说”的方式，制定便于阅读的方案，而对于后者，则可以“娓娓道来”，选择更适合倾听的方式，无论什么形式，重点是迎合对方。写在最后：开会是一门永远都无法被取代的学问，因为集体智慧的力量是非常大的，可集体也容易犯错，会开得好才叫集体智慧，开的烂就是扎堆浪费时间，想要策划一场完美的会议，你需要专业的帮手。创意者iCreator，全方位一站式国际高端会议策划专家，以其竞争优势、规模化的专业服务立足深圳，服务覆盖全球，提供专业的会议会展全案策划和执行，用创新思维规划打造各个臻致完美的活动执行，用会议来撬动企业的梦想。记住，会议比战役更具有杀伤力，千万不要小看它！欢迎