会议会展活动运营管理之会议的十大要素新

一、目的：关于会议的目标以及会议对于组织者、参与者价值的阐述。它要回答的问题是：为什么要举办该会议？它对于组织者、参与者有什么意义？要点提示：1)　　会议的目的与意义2)　　会议对于参与者的价值二、内容：会议参与者从会议当中获得的有价值信息的总和。它要回答的问题是：对于不同类型参与者，他们从会议中获得的有价值的信息是什么？要点提示：1)　　主题、议题、话题等2)　　嘉宾、演讲人、主持人、观点分享者等3)　　研究报告、数据、论文、视频、招贴等4)　　市场信息、用户或客户相关信息等三、形式：会议价值及内容传递给参与者的途径和方式。它要回答的问题是：会议参与者如何获得会议的内容？他们如何得到会议带给他们的价值？要点提示：1)　　活动：培训、论坛、圆桌会、讨论会、对话、展览、沙龙、酒会、洽谈会、考察等2)　　数据文件：论文集、研究报告与数据资料的印刷版或数字版、图像资料等四、角色：会议参与的机构、个人及其在会议中发挥作用的方式。它要回答的问题是：谁是会议的组织者和参与者？它们在会议的价值互动中分别扮演什么角色？要点提示：1)　　主办、承办、协办、支持等2)　　参展商、参会者、赞助商、嘉宾等3)　　第三方外包服务商、供应商4)　　媒体5)　　其他五、时间：会议的节奏、时长、流程等。它要回答的问题是：会议举办的周期、时间节点安排、流程设计等如何？要点提示：1)　　会议举办的周期，比如季度会、年会、双年会等2)　　会期3)　　会务相关的时间安排：注册、报到、交通、接送、入住、用餐、离店等4)　　日程安排及流程规划5)　　其它需要参与者了解的时间信息六、地点：会议目的地、会议展开的空间及其场景特征。它要回答的问题是：会议选择什么目的地、什么场所举行？会议场所及举办空间有何特点？要点提示：1)　　目的地：国家、城市、区域、会奖旅游综合体等2)　　场所：会议/会展中心、酒店、特色场地等3)　　会议及活动空间：宴会厅、会议室、报告厅、圆桌会议厅以及博物馆、艺术中心、剧院、咖啡厅、草坪、湖畔等4)　　其它需要特殊营造的会议及活动空间七、活动：会议的主要模块构成及其特点。它要回答的问题是：会议主要有哪些活动安排？它们都有何价值？如何参与？要点提示：1)　　活动：欢迎酒会、会前会、领导会见、开幕会议、讨论会、茶歇、晚会、颁奖典礼、仪式、考察、分组讨论、演出、团建、旅游等2)　　会议中的某个环节：开幕秀、抽奖、仪式、互动、调研等3)　　活动的价值4)　　参与方式八、运行管理及服务：会议运作管理及服务的模式及其特点。它要回答的问题是：会议是如何运作管理的？这种运作管理方式的要点是什么？会议的执行及服务采取的是哪种方式，是委托第三方还是由组织者自己来完成？会务组的职责是什么？会议运行管理及服务的效率和质量如何控制？要点提示：1)　　运营管理的主要方式：专业团队运作、委托第三方专业机构（PCO）2)　　执行与服务完成的主要方式：委托目的地管理公司（DMC）模式、专业团队主导模式等3)　　运行管理及服务技术工具：注册、缴费、管理、互动、服务、流程控制、分享等4)　　现场视听设备及技术：视听、翻译、影像、直播、视频、速记、互动等5)　　合作伙伴管理：PCO、DMC、供应商、赞助商等6)　　会务组的构成与职责范围7)　　其他相关事宜九、信息交互与传播：会议招募信息、交互信息、宣传信息等的传递方式及其特点。它要回答的问题是：如何让潜在参与者获得会议信息？如何与潜在参与者、会议代表形成高效互动？会议传播的方式及策略？要点提示：1)　　会前：会议的品牌传播、招募信息传播2)　　会中：组织者与参与者的信息互动、参与者之间的信息互动、会议的品牌传播、会议内容信息的传播、参与者群体的自媒体传播等3)　　会后：组织者与参与者的互动、会议的品牌传播等十、经费：会议经费的来源、获取方式、支出原则及要求。它要回答的问题是：会议经费从哪儿来？如何获得这些经费？最终获得的经费数额与会议的效果是何关系？会议开支的原则是什么？有何具体要求？谁来管控和审定会议开支？要点提示：1)　　经费来源的三种主要途径：财政资金、组织者全额承担与参与者群体承担等。参与者群体承担的具体体现方式主要有：参会费、展览费、推广费、赞助费及其它资助等2)　　会议开支的原则与策略3)　　会后财务报告4)　　其它

内容来源：会议Meetings百家号-运营者：袁帅，会展业信息化、数字化领域专家。新社汇平台联合创始人，微会动平台创始人。永洪数据科学研究院MVP。认证数据分析师、网络营销师、SEM搜索引擎营销师、SEO工程师、中国电子商务职业经理人。畅销书《互联网销售宝典》联合出品人。