职场揭秘体制内重要事项会议筹备,你清楚吗

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在体制内，决策一件事情，最常用的一种办法就是召集班子成员开会，也就是民主集中制，研究决策重大事项。我们深知，会议是手段，不是目的，会议开的好不好，直接影响到决策及其落实的效果。许多读者最近也咨询如何做好会议筹备呢？昨日紧急约见县委办的老同学，他在办公室副主任位置上已经干了8年有余，很是精通，在喝茶中，专门谈了这个话题。上一节讲到重大事项准备工作，今日讲一下会议活动的筹办工作，供大家参考。

县委办老同学说道，决策性的会议前后总分为三个阶段，第一阶段是会前筹备阶段；第二阶段是会中服务阶段；第三阶段是会后总结阶段，今天主要给大家讲讲会前筹备阶段。

会前筹备阶段，简单的说就是筹划参加单位的人员，通知到位，既定的时间到既定的地方开会，准备好会议室，等待参会人员报到。主要分16步，如下：

1、拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，内容包括:会议名称、时间、地点、规模、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务逐项分解落实。

2、起草、审核会议通知。会议通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由办公室负责起草，然后报主管领导审核同意。做好这项工作，关键在于落实会议审批制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。

3、下发会议通知。注意两点:一是提前发通知，让各参会单位有时间准备;二是要准确无误，发通知要一核对有关单位，发一个划掉一个，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要说出准确时间点和地点，不允许使用明后天，星期几的话语，只能用年月日表达。

4、落实与会人员。发完通知后，等待各参会单位的报名，没有报名的要及时提醒，不能参会的或者请假的单位，要及时告知领导。

5、协调出席领导。根据会议性质和要求拟写领导出席安排，报请主管领导同意后，逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。

6、预订会议室。会议时间确定后，要立即与会议场所联系沟通，协调预订会议室，并安排做好先期准备工作。