如何办好会议活动会议活动策划和组

（如何办好会议/活动）会议（活动）策划和组织实施规程

（起草人：**）

目的：为了提高……会议（活动）的组织能力，规范会议（活动）的策划和执行，确保每次会议（活动）能达到预期效果，编写此规程。

适用：本规程适用于由……策划和组织实施的会议（活动）。范围：本规程供……所有人员遵守并照章执行。

——确定会议议题——

（一）会议的发起有动议1.为何开会？2.需不需开？3.起因是什么？4.要达到什么目的？

（二）会议的议题要确定1.会议议题主要源于：（1）来自上级主管部门和领导安排的事项；（2）来自下级单位和部门提交的、需要以会议形式进行研究和决定的事项；（3）通过调研向有关部门和部门搜集来的、需要进行研究和决定的事项；（4）有重要事情需要集中传达；（5）有问题需要多个部门或单位协调解决。2.确定议题要求：（1）明确会议目标：不存在目议题的会议目标，也不允许脱离会议目标的议题。（2）衡量议题价值：凡是属于影响全局工作的议题，都是有较大价值的议题。（3）把握可行性原则：议题所涉及的需要解决的问题应当具备解决的初步条件。（4）议题具体明了：议题清晰。（5）议题安排适量可控：一次会议的议题数据必须有一定的限度，根据会议时间长短进行调整。（6）议题尽量相近：议题需存在内部联系。

（三）会议的形式要恰当会议的议题确定会议的目标，目标确定会议的形式，会议形式确定会议的规模、时间、地点和名称。

（四）会议的规模要适中1.参会人数要严格控制，坚持能少则少的原则。主要控制会议出席人员（正式代表）的、特邀代表、列席人员、工作人员和服务人员的数量。2.特邀代表、列席人员和其他来宾进行限定，避免喧宾夺主和会议负担过重。3.会议工作人员和服务人员的限定，按照会议等级的标准来执行。

（五）会议的时间要合理2会议时间是正式开始到结束的时间，含中途休息时间，会议的时间要合理。1.选择召开会议的时间（1）召开会议的时间要保证有充分的准备时间。（2）选择召开会议的时间要方便参会人员参加出席。（3）选择会议的时间要有利于工作的开展。（4）选择召开会议的时间要考虑自然因素的影响。2.确定长短适中的会期会期是指会议所需要的时间长短。是2小时，半天，一天等。（1）考虑议题的多少。（2）考虑议程繁简。（3）注意松弛有度。

（六）会议的地点要合适1.会场大小是否适中。2.会议的地点要适中。3.会场附属设施是否齐全。4.交通是否便利。5.环境是否舒适。6.成本是否合理。7.服务是否周到（保密性）（七）会议前的初步准备1.会议上领导讲话稿、发言稿、典型材料等按照会议的宗旨进行准备。32.拟定会议材料收集、编写、起草计划等

——会前筹备——

一、会议方案策划

（一）会议筹划的基本要点1.会议的名称是什么？2.会议的主要任务是什么？3.会议的议题是什么？4.会议的形式或程序是什么？5.会议的规模有多大？6.会期计划多长时间？7.预计何时召开会议较为妥当？8.会议的议程如何安排？9.参会的人有那些？10.在什么地方召开合适？11.需要多大的场地？12.以前开过这样的会议吗？结果如何？13.会议预算是多少？14.需要多大的场地？15.与会者对费用的开支很在意吗？16.谁来制作邀请函？17.会议需要向与会者打印相关材料吗？.会议需要什么样的视听设备？19.需要食品、饮料的酒会、就餐？20.打算为与会者安排一些特别的活动？

（二）会议筹备方案的策划1.会议总体方案的基本内容（1）会议的名称。A.会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办方、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等。B.会议名称便于会议通知、会场布置、会议记录、会议的宣传报道等。（2）会议的目标和指导思想。（3）会议的主题、议题和议程。（4）会议的对象、规格和规模。（5）会议的时间。（6）会议的地点（7）主办、承办、协办及设立的会议组织机构。（8）会议的举行方式、配套活动及辅助活动的日程安排。（9）会议的接待、后勤和保障措施和技术手段。（10）会议宣传方式。（11）会议经费预算。（12）其他说明事项。2.会议总体方案的结构与写法（1）标题：会议的全称、策划或方案（2）正文：逐项写明总体方案的具体内容。结构安排上采用序号+小标题的结构体例。（3）正文包含：前言（指导思想）、会议目的、会议主题、会议时间、会议地点、会议内容、会议议程、会场布置、职责分工，筹备工作计划、费用预算（可不写）、其他注意事项（工作要求）等。（4）附件：如果有附件，应该写明附件的名称和序号。（5）落款。（6）成文时间。会议筹备工作方案范例：略

二、会务团队组建

（一）组建原则：由有经验、有责任新的成员组成。明确职责分工，做到人有专职、事有专人。

（二）设置原则：因主办机构而设置、因职责而设置、因高效而设置。（三）设置形式：规模较小，设置会务组；规模较大，组织工作比较复杂设置秘书处：会务组、后勤组、秘书组……重大会议，组建工作十分复杂，设置领导机构、执行机构。6（四）会务人员的职务职称（秘书处）秘书长、（会务）组长、（保卫）处长（五）会务机构的分工1.秘书组2.组织处3.宣传处4.会务处5.后勤处6.保卫处注：会议规模较小，不需要成立会务组、秘书处等

三、会议文件准备会议议程、主持词、领导讲话稿、发言稿等。

（一）会议议程会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并用序号+内容的方式表述。1.会议议程设计会议议程遵循“七先七出、七松七紧”的原则:一是先务虚，后务实；务虚宜松，务实宜紧。二是先民主，后集中；民主宜松，集中宜紧。三是先主要，后次要；议题宜松，次要议题宜紧。四是先紧急，后暂缓；紧急议题宜松，缓议议题宜紧。五是先冷静，后热烈。冷门议题宜松，热门议题宜紧。7六是先困难，后容易。难度大的议题宜松，难度小的议题宜紧。七是先来后到，、；瞻前顾后，松紧适度。3.会议议程安排会议议程是指一定时间内的安排。会议议程考虑时间、内容、地点。

（二）会议签到表1.标题：……签到表2.正文：表格，基本内容包含：序号、单位、姓名、到会时间、联系电话、备注。

（三）领导讲话稿讲话稿：首部、主体、结尾。

（四）会议主持词主持词结构：标题、日期、主持人姓名、称呼及正文。主持词主要内容：会议开始、介绍来宾、会议目的、任务和总之、会议议程或程序、会议纪律和注意事项，发言者姓名及职称、宣布会议结束。

（五）会议须知须知包括：封面、会议日程安排、会议编组、与会人员名单、会议组织机构名称、地址、联系方式、会议文件目录、时间表、会议安排、会议注意事项等。

（六）其他会议文件会前文件、会间文件、会后文件。8

（七）会议文件的审核、装订、备份1.文件的审核：准确性、完整性，三审核。2.文件的装订：顺序、议程有别。3.会议文件备份（优盘、网盘、纸质）四、会议通知书面通知、口头通知、电话通知。

（一）会议通知基本内容1.会议的背景、目的和名称2.主办单位、承办单位等3.会议内容和形式4.参加对象5.会议时间6.会议地点7.其他事项8.联系方式9.联系方式10.注意事项

（二）会议通知结构和写法1.标题2.发送对象3.正文4.落款.成文时间五、会议证件证件类型：代表、出席、列席、签到证等内容格式：用者单位、姓名、性别、职务、制证时间、证件号码等

六、会议用品

（一）常用文具：纸、笔等

（二）指引标志用品：横幅、地帖等

（三）会场装饰用品：会标、口号等

（四）生活卫生用品：茶水、茶杯、咖啡、甜点等

（五）专门用品：奖品、证书、牌匾等

七、编排参会人员

（一）确定参会人员范围1.明确参会人员2.明确参会人员职级3.明确……身份4.列出参会人员名单（1）考虑时是否为必要人员（2）级别和职位是否合适（3）参会人员在议题方面是否能有作用或贡献（4）……有利于会议目标的实现（5）……决策的能力（6）参加会议而获得好处？（7）……全身心投入？（8）……是否对他人造成妨碍。

（二）会议人员编排分组1.地域分2.系统或行业分3.地域分、系统或行业分混排4.组大小适中，适当交叉

八、生活保障衣（天气）食（就餐）、住（住宿）、行（车辆）、信（通讯）、安（安全、保密）九、会场布置

（一）会场整体的布局要求1.庄重、美观、舒适2.性质和形式3.布局保持 中心（二）会场整体布局工作流程1.会场形式2.主席台的讲台3.合理摆放桌椅4.布置附属设备：扩音设备、耳机、话筒等5.话筒.后台7.会场文字及装饰性布置

（三）会场布置形式与内容1.会场布置的形式：上下相对、全围等

十、座次排定好

（一）主席台座排列

（二）主持人席位

（三）发言者席位（四）与会人员座次排列

十一、接待

（一）汇总抵达信息

（二）确定迎接规格

（三）安排接待人员

（四）接待车辆

十二、会议安保（略）

十三、会议应急预案

（一）人员问题应对方案

（二）行为问题应对方案

（三）健康、安全应对方案

十四、会前检查

（一）会前检查的内容1.整体检查.会议通知检查3.会议文件检查4.会议场地检查5.会议细节排查

（二）会前检查程序1.以汇报的形式2.现场检查

（三）与领导及时沟通1.与领导沟通的方法2.与领导沟通的工作程序

十五、会议代表

（一）安排领导慰问

（二）领导即兴发言——会中服务——

一、会议签到

（一）签到的方法

（二）签到的目的

二、预备会议

（一）预备会议的通知

（二）预备会议的范围

（三）预备会议的内容

三、会场组织13

（一）主要内容1.引导与会人员入场、就坐。2.清点并报告到会人数3.现场设备安排与沟通4.引导领导就坐5.发放会议文件6.安排大会发言7.组织分组讨论8.做好会议记录9.服务人员送茶水10.组织会期期间休息及退场

（二）处理应急事项

四、领导活动

（一）提前报告

（二）合理安排

（三）熟知程序

五、大会发言

（一）发言的形式

（二）发言的顺序

（三）发言的安排

六、会议记录

（一）会议记录的作用14

（二）会议记录的写法

（三）会议记录的类型

（四）会议记录的重点

（五）会议记录的技巧

（六）会议记录的核对

（七）会议记录的要求

七、分组讨论（略）

八、组织参观

（一）做好选点考察的准备

（二）做好编组与安全工作

九、接见合影

（一）做好必要准备

（二）现场指挥

（三）备好领导讲话

十、会议简报

（一）会议简报的作用

（二）编制简报的要求

十一、会议保密

（一）会议保密工作的等级

（二）会议保密的工作的内容

（三）明确会议的保密纪律

十二、各类保障15食宿、交通、医疗、通讯

十三、会议报道

（一）会议报道的原则

（二）媒体接待的程序

（三）与媒体沟通的方法——会后工作——

一、离会服务要友好（一）离会服务的作用（二）离会服务的内容（三）送别与会的人员

二、会议文件要存好

（一）收集会议文书1.收集会议文件资料的要求2.需收集的文件资料

（二）整理会议记录

（三）整理会议记录

（四）印发会议纪要

（五）整理汇编文件

三、会议现场要理好

（一）清理宣传用品

（二）清理会议资料

（三）清理会场设施16

四、会议评估要用好

（一）会议评估内容1.会前效果评估2.会中效果评估3.会后效果评估

（二）会议评估的方法1.调查问卷2.面谈采访3.现场评估

五、会议经费要报好

（一）结算项目

（二）结算程序

（三）注意事项

六、会务总结要搞好

（一）会务总结的内容

（二）会务总结的要求

（三）会务总结写法

七、决办事项要督好

（一）决办事项的传达

（二）决办事项的催办1.催办方式2.催办要求17

（三）决办事项的反馈1.反馈的内容2.反馈的要求

八、成功案例