会场服务须做足功课的三个环节

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一、注重会场选择的科学性

1.地点要合规合理

选择地点还要综合考虑会议主题、形式、规模等因素，比如临时召集、会期较短的会议，应当按照就近原则安排会场；会期较长、规模较大且需要安排住宿的，会场要尽可能靠近住地，最好安排在集就餐、住宿、开会于一体的地方，避免参会人员在路上花费较多的时间；专题读书班、学习研讨班等培训类会议，除满足上述条件外，还应考虑周边环境、交通设施等因素，尽可能安排在干扰少的地方。

2.大小要适中

容量方面，既要能够容纳全体参会代表、工作人员、媒体记者等，但也不宜过宽过大或过窄过小，过宽会显得松散空荡，过窄则有拥挤之感。比如，参会人员为人，那么会场容纳人数应该在～人之间为宜。疫情防控期间会议需加大座位间隔距离，因此会场容量也应相应扩大。数量方面，不同类型的会议对场地的要求也不尽相同，要充分考虑会议内容、议程安排、客观需要等多种因素。

3.设施要齐全齐备

设备设施是选择会场需要考虑的重要因素。会前应到会场进行实地勘查，确保会场具备举办会议所需的电源、灯光、音响、投影仪、LED电子显示屏、桌椅、茶杯、席卡等设施设备，话筒、音响必须提供备用设施以备不时之需。如需设立分会场远程参会，则还要提前准备好设备，做好会前联调联试，确保会议进行时的画面、声音均处于正常工作状态。

此外，还要充分考虑停车问题，根据参会人员情况通过发放不同通行权限的车辆通行证、标注不同类型的停车位等方式，实行分类分区引导，保障车辆有序通行和停放。

二、突出现场布置的实效性

1.时间宜早不宜迟

谋划要早，会议方案起草前就应对现场布置有个初步设想，尤其是大型会议，规模大、环节多、要求高，不少还有“会中会”。现场会、观摩会要实地考察、现场调研，涉及多部门多区域的，还要制定分工方案，明确任务、压实责任。准备要足，会议用品的采购、会徽会标的制作、周边氛围的营造都需要一定时间，要做足思想准备、人员准备、物资准备，有时甚至宁可备而不用，也不可用而无备。

行动要快，不少会议特别是临时性会议时间紧、任务重，很容易手忙脚乱，这就要求会务工作者平时多做有心人，熟练掌握各种会场布置的形式、程序和要求，接到任务后反应敏捷、行动迅速，做到忙而不乱、忙中有序。

2.形式宜简不宜繁

突出简洁明了。会场布置的形式有很多，会议要求简洁、大方，一般采用报告会、座谈会两种形式。传达会、部署会等采用报告会形式居多，给人以正式、庄严之感；汇报会、讨论会等采用座谈会形式居多，给人以亲切、轻松之感。突出恰当得体。

会议主题不同，氛围营造也不一样。比如会议要求大方，庆祝大会要求喜庆，座谈会、讨论会要求轻松，纪念性会议要求隆重，日常工作会议要求简洁。突出规范严谨。会标设计、会徽悬挂、旗帜摆放、标语制作、座次安排都要符合要求、切合主题。比如主席台的设置要从会议性质、领导人数、空间大小以及方便出入等方面综合考虑，不能随心所欲、千篇一律。

3.检查宜多不宜少

会场布置完后，检查必不可少，要做到“五多”：多想一点，重点是对照会议方案多琢磨、多思考，想想是否还有落实不到位的地方；多问一句，会场布置尤其是大型会议涉及事项多、参与人员多，同事之间多问一句，既有利于加强沟通、集思广益，也便于发现一些问题和隐患；多看一眼，布置会场后尽可能多看一眼，看看会标会徽是否牢固周正、席次席卡是否准确无误、氛围营造是否符合规定等；

多试一下，**机关会场虽然相对固定，但也不可麻痹大意，更不能因为情况熟悉而抱有侥幸心理，要对会场照明、通风、投影、录像、空调、话筒等设备多次调试，确保万无一失；多过一遍，一个会议就像一部完整的电影，有很多场景组成，而会场只是其中一个重要片段，现场布置后要在大脑里一幕一幕地多过几遍，尤其是会议+颁奖、会议+合影、会议+会见、会议+参观等多环节、多议程的会议，更要周详考虑、周密部署，必要时还应彩排和演练，确保衔接紧凑、有条不紊。