会场服务须做足功课的三个环节

2024/1/9 来源:不详

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一、注重会场选择的科学性

1.地点要合规合理

选择地点还要综合考虑会议主题、形式、规模等因素,比如临时召集、会期较短的会议,应当按照就近原则安排会场;会期较长、规模较大且需要安排住宿的,会场要尽可能靠近住地,最好安排在集就餐、住宿、开会于一体的地方,避免参会人员在路上花费较多的时间;专题读书班、学习研讨班等培训类会议,除满足上述条件外,还应考虑周边环境、交通设施等因素,尽可能安排在干扰少的地方。

2.大小要适中

容量方面,既要能够容纳全体参会代表、工作人员、媒体记者等,但也不宜过宽过大或过窄过小,过宽会显得松散空荡,过窄则有拥挤之感。比如,参会人员为人,那么会场容纳人数应该在~人之间为宜。疫情防控期间会议需加大座位间隔距离,因此会场容量也应相应扩大。数量方面,不同类型的会议对场地的要求也不尽相同,要充分考虑会议内容、议程安排、客观需要等多种因素。

3.设施要齐全齐备

设备设施是选择会场需要考虑的重要因素。会前应到会场进行实地勘查,确保会场具备举办会议所需的电源、灯光、音响、投影仪、LED电子显示屏、桌椅、茶杯、席卡等设施设备,话筒、音响必须提供备用设施以备不时之需。如需设立分会场远程参会,则还要提前准备好设备,做好会前联调联试,确保会议进行时的画面、声音均处于正常工作状态。

此外,还要充分考虑停车问题,根据参会人员情况通过发放不同通行权限的车辆通行证、标注不同类型的停车位等方式,实行分类分区引导,保障车辆有序通行和停放。

二、突出现场布置的实效性1.时间宜早不宜迟

谋划要早,会议方案起草前就应对现场布置有个初步设想,尤其是大型会议,规模大、环节多、要求高,不少还有“会中会”。现场会、观摩会要实地考察、现场调研,涉及多部门多区域的,还要制定分工方案,明确任务、压实责任。准备要足,会议用品的采购、会徽会标的制作、周边氛围的营造都需要一定时间,要做足思想准备、人员准备、物资准备,有时甚至宁可备而不用,也不可用而无备。

行动要快,不少会议特别是临时性会议时间紧、任务重,很容易手忙脚乱,这就要求会务工作者平时多做有心人,熟练掌握各种会场布置的形式、程序和要求,接到任务后反应敏捷、行动迅速,做到忙而不乱、忙中有序。

2.形式宜简不宜繁

突出简洁明了。会场布置的形式有很多,会议要求简洁、大方,一般采用报告会、座谈会两种形式。传达会、部署会等采用报告会形式居多,给人以正式、庄严之感;汇报会、讨论会等采用座谈会形式居多,给人以亲切、轻松之感。突出恰当得体。

会议主题不同,氛围营造也不一样。比如会议要求大方,庆祝大会要求喜庆,座谈会、讨论会要求轻松,纪念性会议要求隆重,日常工作会议要求简洁。突出规范严谨。会标设计、会徽悬挂、旗帜摆放、标语制作、座次安排都要符合要求、切合主题。比如主席台的设置要从会议性质、领导人数、空间大小以及方便出入等方面综合考虑,不能随心所欲、千篇一律。

3.检查宜多不宜少

会场布置完后,检查必不可少,要做到“五多”:多想一点,重点是对照会议方案多琢磨、多思考,想想是否还有落实不到位的地方;多问一句,会场布置尤其是大型会议涉及事项多、参与人员多,同事之间多问一句,既有利于加强沟通、集思广益,也便于发现一些问题和隐患;多看一眼,布置会场后尽可能多看一眼,看看会标会徽是否牢固周正、席次席卡是否准确无误、氛围营造是否符合规定等;

多试一下,**机关会场虽然相对固定,但也不可麻痹大意,更不能因为情况熟悉而抱有侥幸心理,要对会场照明、通风、投影、录像、空调、话筒等设备多次调试,确保万无一失;多过一遍,一个会议就像一部完整的电影,有很多场景组成,而会场只是其中一个重要片段,现场布置后要在大脑里一幕一幕地多过几遍,尤其是会议+颁奖、会议+合影、会议+会见、会议+参观等多环节、多议程的会议,更要周详考虑、周密部署,必要时还应彩排和演练,确保衔接紧凑、有条不紊。

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