学习高效优质办会,试试加减乘除法

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以下文章来源于秘书工作，作者李彬

秘书工作

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办会是办公室的一项基础性工作，是履行“三服务”职能的重要组成部分。对于中型乃至较大型的会议，如何高效优质办好会？本文试用“加减乘除法”加以探讨。

闭合式运行，完善链条做加法

闭合式办会运行图

办会是一项系统工程，只有环环相扣、首尾相连、闭环运行，才能保证任何环节都不会“掉链子”。

一是分阶段抓重点实施。办会分三个阶段，每个阶段都有其重点：会前重点抓谋划准备；会中重点抓服务应急；会后重点抓总结提升。

二是分环节抓立体推进。三个阶段可分解为十个环节：领会上级精神、把握领导意图；确定会议主题、形成办会思路；踏勘现场路线、制定会议方案；发放会议通知、落实参会人员；印制文件资料、布置会议场所；掌握会议进程、应对突发状况；完善会议记录、及时宣传报道；交办工作任务、抓好督办落实；整理会议资料、注意归档保存；回顾办会全程、反思总结提升。

三是分步骤抓责任落实。就“落实参会人员”这一环节，又可分解为：列出参会名单、确认通知接收、接收参会反馈、交接核查签字等。在完善链条上做好加法，就是要加密责任链条的“扣子”、加实责任主体的“担子”、加紧责任落实的“钉子”，确保办会工作有章可循、有条不紊、高效运行。

菜单式管理，细节查验做减法

办会是一项细致工作，必须强化问题导向，落实菜单式管理，才能克服麻痹思想、堵塞工作漏洞，杜绝差错甚至事故发生。通过梳理归纳问题，形成项目“菜单”，逐项落实，减法“销号”。

一是用好“大众”菜单。以“布置会议场所”为例，可编制八项一级“子菜单”，即会标制作（特定会议）、座位编排、音响调试、文件摆放、签到安排、车辆调度、程序预演、会前检查。

二是用好“定制”菜单。以“座位编排”为例，编制两项二级“子菜单”：确定会议类型，选用“回”字、“吕”字等座位编排方法；考虑特殊情况，如发言、颁奖、签订责任状等，将涉及单位靠前靠边安排。

三是用好“小微”菜单。以“音响调试”为例，编制三项二级“子菜单”，即话筒按需摆放、音量大小适中、活动话筒备用。在细节查验上实施“一个会议一张菜单”的管理办法，办会人员拿着办会菜单走进会场，逐一对照检查，逐一落实销号，逐一验收过关，实现细节