规范采购管理工作流程等,为企业的发展奠定

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前言

各需求部门根据项目预算下达提报预算审批之后，提采购需求，明确设备型号及数量相关信息，由采购部人员负责组织签订合同。为规范企业采购产品和服务的验收工作，确保符合采购需求，可制定采购品验收管理规定。原则上应由需求部门负责对采购合同内容进行验收。采购管理也同时是一个企业提高自身市场竞争力以及经济效益的重要手段。企业应当合理依据自身现状，提高采购管理的效率，加强采购管理理念，确定采购组织管理，规范采购管理工作流程等，从而为企业的发展奠定良好的基础。

一、采购合同签订及管理

1．招标采购：必须 时间上报招标计划、成立评标委员会、制定招标采购文件、发布招标采购信息、开标、评标、定标，最终确定成交供应商并签订合同。

2．询价采购：成立采购小组、确定采购方案、编制通知、发出通知、谈判记录及结论审批， 确定供应商签订合同。竞价、直接谈判、战略采购等都可参照询价采购的方式、过程进行。

（1）成立采购小组：采购承办部门负责组建采购小组，采购小组应按制定的谈判原则执行谈判等相关工作，根据采购品性质，采购小组可由商务、技术、财务、法务、质量等三人以上单数组成，并形成记录，采购小组批准人须为采购承办部门负责人。（注：当采购小组批准人与成员的部门负责人一致时，可不单独对成员进行确认。）谈判小组成员应符合下列条件：从事与谈判项目相关专业领域工作，具有中级以上专业技术职称或同等专业水平；具有与谈判项目相关的实践经验；能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责；原则上应为公司在职正式员工。

（2）确定采购方案：采购承办部门负责组织采购小组，明确主要谈判内容，确定采购方式，并编制谈判方案及谈判评审标准，将供应商名称、谈判地点、谈判时间、谈判过程记录、谈判结论等，由采购小组成员签字确认，批准人为采购承办部门负责人。

（3）供应商的确定：采购承办部门应当在采购过程结束15日内，根据相关要求办理供应商准入流程。

3．网上商城采购：职能管理类在预算范围内且不属于固定资产的采购，可直接在网上商城下达订单。如果所需要的采购商品没有包含在网上商城目录中，也应当优先选择其他知名电商进行采购，确保做到价格的公开透明。采购人员应根据公司法律部门发布的标准合同文本或者国家相关行业主管机关发布的合同范本，起草采购合同。合同内容要仔细明确，确保采购所需商品及服务内容与谈判结论一致，以及双方权利义务、责任分明。如涉及安全的产品必须同时签订质量保证协议。

合同文本中供应商基本信息（法定名称、法定代表人、公司所在地地址、联系人、邮编、电话、传真、开户行名称、开户行账号等）应由供应商填列或合同负责人根据供应商提供信息填列。合同起草完成后，合同负责人将合同文本电子版发送给供应商，由其审核确认合同文本内容无误后，采购承办部门发起采购合同评审。审核未通过或资料归档未完成不予盖章，待审批通过后，双方盖章方可生效。按要求确定合同生效后，将双方已盖章的合同原件以及相关资料同时提交采购管理部门。公司应指定专人负责对采购合同的台账进行登记、保管、归档，并定期或不定期对合同登记与归档的符合性进行抽查。

如果各需求部门在合同执行的同时，有采购产品的数量及型号变更或作废等相关要求时，应及时提交相关内容进行审批，待审批生效后，修订条款、变更合同、终止解除合同或签订补充协议均可作为原采购合同的附件。如需对合同做出重大修改的，应重新提交评审。重大修改指对合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等相关条款的修改。由于外部输入影响正常生产周期、事故抢险等造成正常采购流程无法满足要求时，可采取紧急采购方式。采取紧急采购时，由需求部门提出，经业务主责部门、相关责任部门审核，并报公司业务主管领导、公司采购主管领导确认审批通过后，由采购管理部门向供应商下达紧急采购事项，约定供货时间并完成供货。待输入条件完备后，再按照直接谈判的采购方式与供应商签订正式合同。在因合同内容具体条款的解释或合同履行产生争议时，应该首先通过友好协商的方式解决纠纷。如果协商不能解决问题，合同任何一方可以将争议提交甲方所在地人民法院裁决或仲裁机构进行仲裁。

二、采购验收及管理

1．点验：对直接发公司库房办理实体入库的产品，按照实际到货情况及合同中所明确规定的采购物资的名称、数量以及规格型号进行验收；对包装及外观是否完好、合格证等进行外观上的检验，并对相关验收结果进行签字确认。

2．进货检验：对于点验合格之后的关键性采购产品，我们还需要对其性能及状态进行试验检验，可抽样检验或者按照相关检验规范进行验收。进货检验人员应具备相关培训或具有相应的岗位证书。从检验人员、工装器具、场地、集成方式等方面综合考虑，由相关部门组织采购及需求部门，以专题会议形式明确关键采购物资是否进行委托外面公司进货检验。在无法自行检验的情况下也可以委托外面公司检验。原则上可委托产品总装工厂负责该产品关键采购的进货检验。同时，采购管理部门组织同外部供应商签订委托检验协议，在协议中明确进货检验周期要求、检验人员资质要求、技术要求、检验费用、检验记录等情况。

3．服务确认：对供应商所提供的服务按合同的约定完成相关工作进行验收。作为验收人，必须根据公司相关管理规定和采购合同，组织对采购的产品和服务进行验收并对结果签字确认，同时保留验收记录及相关证明文件。在采购验收过程中如发现存在不合格品应由需求部门及时上报相关质量部进行备案，同时也可作为供应商年度质量评价的依据。通过进货检验的产品，如果在现场出现严重不合格时，应暂停委外检验供应商的检验资格，要求采购产品的供应商对不合格的原因进行分析，同时要求进货检验供应商对不合格未发现的原因，以及该原因对于采购品的质量影响进行分析，与相关生产部门分析采购品对所用产品的影响，制定处置及整改措施。

三、采购结算

（一）归集发票采购

承办部门及验收人均可负责收取供应商开具的发票，首先须确保发票及相关单据与合同签订相关内容保持一致，再按照规定完成发票的校验、ERP发票预制凭证、到货验收/服务确认单、入库单（直入直出的包括出库单）或ERP服务确认单及挂账等工作，应及时核对、登记并汇总。财务部负责审核发票及以上结算凭证的真实及合法性。发票及相关信息有错误的，结算人应在发现问题当日将发票退回，如遇退票日期与开票日期跨月的情况，由造成发票没能在开票当月及时退票的责任人办理拒收证明。各结算部门同时负责其结算的采购合同月度发票收取情况的汇总。每月财务关账前后（正常情况下关账期间为每月月末至次月第2日，可根据实际情况变化）不再收取发票。特殊情况下收取的，发票挂账等手续应列入下一财务月度办理。

（二）付款申请

在发票入账之后，由采购部结算人向财务部报送应付账款情况，由财务部和采购部根据公司当前资金情况以及合同支付条件约束等内容，确定最终付款金额，并由采购部或者相关承办部门发起付款申请流程。同时向结算部门提供明细到项目及供应商的项目月度应付账款和预付账款台账，作为对账依据。结算人负责付款申请执行，即付款的追踪，对于已经提交且一直未能付款的付款申请，要查找原因，督促付款的执行。建立对账制度，不定期与供应商对账，对于对账中发现的相关合同、项目的收票、付款差异要及时反馈给供应商，查找原因并及时解决。为确保应付账款台账和预付账款台账的准确性，结算人应建立对账制度。

结算人应与财务管理部门对账，对于对账中发现的相关项目、供应商的应付账款和预付账款差异要及时反馈给财务管理部门，查找原因并及时解决。结算人应不定期与供应商对账，对于对账中发现的相关合同、项目的收票、付款差异要及时反馈给供应商，查找原因并及时解决。以上所有采购活动均应在相关监督部门的监督下进行。采购管理部门不定期对采购承办部门采购工作进行监督、检查和指导，开展采购管理交流活动，宣传好的经验和做法，通报集中采购、公开采购、供应商动态考核（评价）等实施情况，不断提升采购管理水平。如若在采购管理中发生违规违纪行为的，依据公司有关规定进行责任追究。在经济飞速发展的今天，采购在中国的企业经营管理中仍然被忽视。采购成本占企业总成本的30%~90%，平均水平在60%以上。材料价格每降低2%，企业净资产的回报率可相应增加至15%。

结语

采购管理是企业降本增效、提高利润水平、增强市场竞争力的有效手段，也是企业在经营管理过程中的重要环节。