你真的会管理会议室吗8个流程让你事半功倍

前几天偶然看到小米CEO乔布斯.雷的一个日常工作视频，从朝9到晚11，基本上就是在开会，着实让人震惊。也反应出现在的公司普遍情况：三天一大会、每天一小会。今天我们不讨论效率的问题，面对每天各种各样的会议，作为后台管理部门，我们讨论一下会议室的使用管理。会议室使用及管理是行*管理的内容之一。如何提高会议室使用效率？如何根据会议室的实际使用及管理情况，制定管理规定？就让我们聊聊。

一、会议室管理职责

一般的公司会议室的管理部门都是行*部，会议室管理的主要职责包括统一协调安排会议室的使用，对会议室的具体使用情况进行监督，保证会议室设备设施的正常使用，维护会议室的整洁、卫生等。

二、会议室使用原则

会议室一般按照先申请、后使用的原则进行使用，会议室管理部门可以根据具体情况，优先安排紧急或重要会议使用会议室。

会议无论规模大小、召开时间长短，其必然导致会议成本的产生，包括直接成本、时间成本、机会成本和无效会议导致的损失。因此为了提高会议效率、节约办公资源，各项会议都应该贯彻精简、高效、节约的原则，在充分发挥例会作用的基础上，严格控制各类临时性会议，严格控制会议规模，尽量开小会和短会。

三、会议室管理

1、使用会议室需提前向会议室管理部门相关人员提出书面或口头申请，会议室管理部门相关人员根据会议室使用计划、会议规模等情况进行统一协调安排，并做好相关预约登记。没有提前申请的，会议室管理部门可以禁止使用会议室。

2、会议室原则上按申请的先后顺序进行使用。如遇特殊情况，经使用者互相协商后可调整使用顺序，会议室管理部门不负责协商，由使用者自行协商。

3、遇紧急或重要会议等特殊情况，由会议室管理部门负责协调、调用会议室，以确保紧急或重要会议的顺利进行。已申请使用会议室的会议组织者，应礼让公司级的紧急或重要会议，服从会议室管理部门的相关安排。

4、已预订会议室的部门或个人应在预约的时间内到达并使用会议室，如超过10分钟未到达会议室的，会议室管理部门有权对会议室另作安排。

5、如需延时召开会议，则应提前通知会议室管理部门，会议室管理部门将按照会议室使用计划进行协调；如对下一会议室使用者造成不便或影响，延时召开的会议组织者应缩短会议议程或更改会议时间，重新进行申请。

6、会议室使用者应严格按照预约时间及时退还会议室，如会议室在紧接的时间段内已安排其他部门或个人使用，超时使用者必须终止会议并离开会议室，会议室管理部门有权对超时结束的会议进行督促。

7、会议室使用者应爱护会议室内的设备设施，未经会议室管理部门允许，任何人不得挪动会议室内的所有设备设施或将其搬离会议室，如因个人不当操作造成设备设施损坏，须照价赔偿。

8、会议室使用者应保持会议室的整洁、卫生，会议结束后会议组织者或使用者应负责整理会场，将移动过的桌子、椅子等摆放整齐；严禁在会议室内吸烟。如违反本条规定，会议室管理部门有权对会议组织者或使用者进行处罚，要求其负责会议室的卫生清洁工作一个星期。

以上便是会议室的使用管理的浅见，欢迎大家发表不同意见，共同探讨。