会务服务工作这样做更轻松会前会中会后注

2022/12/19 来源:不详

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办文、办事、办会是一个单位办公室的重要工作事务,每个单位都会涉及会务工作,而会务工作无小事,必须考虑全面、细致,各环节不能出现差错和纰漏。

很多时候,我们在会务保障方面考虑和做得都比较细了,但有时还是难免会出现一些突发情况,如年我在准备年底工作总结大会时,会前准备工作做得非常细致,会议开始阶段一切都非常顺利,但突然话筒和音响一点声音都没有了,怎么弄线路都不知道哪里出问题了,搞得领导非常不满,会后被领导批评了一番,本来准备非常充分的,工作做了很多,但突发情况就会影响整个会议效果。

会务工作需要准备的事项非常多,稍不注意就某个环节就会出现纰漏,记得年参加了一次提升办公室管理工作方面的培训,培训老师是从市委副秘书长岗位退休的一位老同志,办公室经历和阅历非常丰富,他就说在他曾经从事会议工作方面,出现了很多意想不到的突发情况,比如会务资料修改了很多次搞,最终会上准备的却不是修改完善的定稿,准备开会时,却突然发现参会单位和参会人员没有全部通知完,会议期间话筒、音响等设备出现故障等,很多问题需要办公室人员提前预判和处置。

一、会前准备工作

会前准备是否到位,关系到会议能否高质量成功顺利召开。

(一)会议时间的确定

要根据需要,及时协调安排好会议时间和会场。

(二)会议材料准备

对会议需要的资料,要及时提前准备到位。

(三)会议人员确定与通知

会议时间确定后,要及时通知确定的参会单位和参会人员,以便参会人员有充足的时间协调安排好自己的行程。

(四)会场的布置

在会议开始前,要提前布置好会场,座签和会议资料的摆放、矿泉水或茶水的准备、会标和话筒的准备等,都要过细,不能大意。尤其是单位或者人员坐签不能把位置顺序摆错了,这是大忌哦。

(五)其他相关事项准备

二、会中服务工作

(一)茶水服务

要及时给参会人员续加茶水,做好保障等工作,让参会人员一是感受到热情,二是缓解参会人员的疲劳,能更好地开好会议。

(二)会议记录

要落实专人,对会议情况做好详细的记录,并留存好记录资料备查。

(三)突发情况处置

要对相关突发情况有一定的预判,避免出现突发情况时不知所措,化被动为主动,出现突发状况时,能够快速处置妥善,将影响降到 。

三、会议纪要

会议完毕后,要收回需要收回的文件资料,并清理好会场。及时根据会议记录整理出会议纪要,并按照发文流程进行下发。

四、跟踪事项推进情况

要及时跟踪需要落实事项的推进进度和完成情况,并将工作事项推进情况向领导汇报,以便领导了解情况,并及时根据需要进行安排部署,保障相关工作事项按照会议议定要求落实和完成。

五、材料归档

会后,要将相关材料进行完善归档备查,要经得起历史检验。

如您有更好的建议,请在留言区交流探讨,同时

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