会务服务工作这样做更轻松会前会中会后注

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办文、办事、办会是一个单位办公室的重要工作事务，每个单位都会涉及会务工作，而会务工作无小事，必须考虑全面、细致，各环节不能出现差错和纰漏。

很多时候，我们在会务保障方面考虑和做得都比较细了，但有时还是难免会出现一些突发情况，如年我在准备年底工作总结大会时，会前准备工作做得非常细致，会议开始阶段一切都非常顺利，但突然话筒和音响一点声音都没有了，怎么弄线路都不知道哪里出问题了，搞得领导非常不满，会后被领导批评了一番，本来准备非常充分的，工作做了很多，但突发情况就会影响整个会议效果。

会务工作需要准备的事项非常多，稍不注意就某个环节就会出现纰漏，记得年参加了一次提升办公室管理工作方面的培训，培训老师是从市委副秘书长岗位退休的一位老同志，办公室经历和阅历非常丰富，他就说在他曾经从事会议工作方面，出现了很多意想不到的突发情况，比如会务资料修改了很多次搞，最终会上准备的却不是修改完善的定稿，准备开会时，却突然发现参会单位和参会人员没有全部通知完，会议期间话筒、音响等设备出现故障等，很多问题需要办公室人员提前预判和处置。

一、会前准备工作

会前准备是否到位，关系到会议能否高质量成功顺利召开。

（一）会议时间的确定

要根据需要，及时协调安排好会议时间和会场。

（二）会议材料准备

对会议需要的资料，要及时提前准备到位。

（三）会议人员确定与通知

会议时间确定后，要及时通知确定的参会单位和参会人员，以便参会人员有充足的时间协调安排好自己的行程。

（四）会场的布置

在会议开始前，要提前布置好会场，座签和会议资料的摆放、矿泉水或茶水的准备、会标和话筒的准备等，都要过细，不能大意。尤其是单位或者人员坐签不能把位置顺序摆错了，这是大忌哦。

（五）其他相关事项准备

二、会中服务工作

（一）茶水服务

要及时给参会人员续加茶水，做好保障等工作，让参会人员一是感受到热情，二是缓解参会人员的疲劳，能更好地开好会议。

（二）会议记录

要落实专人，对会议情况做好详细的记录，并留存好记录资料备查。

（三）突发情况处置

要对相关突发情况有一定的预判，避免出现突发情况时不知所措，化被动为主动，出现突发状况时，能够快速处置妥善，将影响降到 。

三、会议纪要

会议完毕后，要收回需要收回的文件资料，并清理好会场。及时根据会议记录整理出会议纪要，并按照发文流程进行下发。

四、跟踪事项推进情况

要及时跟踪需要落实事项的推进进度和完成情况，并将工作事项推进情况向领导汇报，以便领导了解情况，并及时根据需要进行安排部署，保障相关工作事项按照会议议定要求落实和完成。

五、材料归档

会后，要将相关材料进行完善归档备查，要经得起历史检验。

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