智慧公务与智慧会议浅论

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随着计算机软件、移动互联、大数据、物联网、人工智能等信息技术的不断进步，“智慧”的概念从人的个体特征越来越多地引入到社会发展的各个领域，“智慧城市”“智慧*府”“智慧企业”“智慧社区”等概念已耳熟能详。随着这些概念技术和产业不断发展，给我们的生产、工作、学习生活带来了巨大的变化，从而也使我国跻身新一代互联网发展的前列地位。在这里我们提出“智慧公务”的概念并对其进行较为系统的阐述，试图为现代互联网“智慧”体系进行一点微创式补充，同时对其在经济社会发展中的重要价值进行一些探讨。

一、智慧公务的概念

公务是关于国家或集体的公共事务，广义是指国家各级**机关、国有企业、事业单位、群众团体等的事务性工作。从事务内容角度看，其主要由办文、办会、办事三个部份，从管理学角度看，可以划分为公务职责、公务履行、公务监督、考核考评等基本部份。当今流行的智慧城市、智慧*务、智慧企业、智慧社区发展建设、运行管理，其主体都离不开“国家”和“集体”的参与，参与中都少不办文、办会、办事三项基本内容，目标确定、责任划分、履行落实、管理监督、考核考评也都会贯穿其中。由此可见，智慧公务是智慧城市、智慧*务、智慧企业、智慧社区共有的不可或缺组成内容，进而可以将智慧公务的概念归纳为：国家或集体单位充分利用先进的信息技术对其公共事务进行组织、办理和管理的信息系统工程。这可以是一个实现状态的相对概念，用以对智慧公务的水平进行评判；也可以是智慧工程标准或规范的描述，用于智慧公务的工程项目的建设与管理。

二、智慧公务的要素

从前述概念不难推断，智慧公务应包换以下三大要素：

一是充分使用的现代信息技术

人的智慧其实是知识经验、技术、技巧、思维方式、格局意识的集合。与此不同，智慧公务则必须具备现代智慧工程的主要信息技术，包括计算机软件、移动互联、大数据、物联网、人工智能。若这些技术应用不充分，特别是灵敏感知、知识积累、智能趋动不明显，则不能冠以“智慧”二字。

二是办文、办会、办事三方面应用全面深化

单从处理文会事三项内容看，与传统OA没什么差别。但传统oa定位于自动化，而智慧公务则着重于智能化，更着重于智慧的积累和应用，具有“智慧”的特征。当今流行的协同办公，则主要注重各种“事务”协同处理。智慧公务要求对文、会、事的全面、深化、一体化处理，达到“智慧”水准。

三是以效能和效率为趋动实现全面现代管理

竞争是社会发展进步的原动力之一。作为国家和企业事业单位、社会团体等组织，在现代社会中只有不断追求效能和效率提升，才能持续增强自己的社会竞争力。因此智慧公务必须以效能建设和效率管理为使命，构建现代公务的智慧化工程，全面实现公务活动中的目标确定、责任划分、履行落实、管理监督、考核考评等现代化管理使命。

三、智慧公务的技术特征

智慧公务以现代信息技术为支撑，结合公务的业务需求和技术应用的可能性分析，智慧公务应具有以特征：

（一）多终端

包括成熟的硬件终端，如电脑、手机、大屏、扫描仪、指纹仪、摄像头、传感器等电子和智能终端，也包括一体化手机公务、专用办会、专用参会、公务监控等软件终端。这些终端构成了智慧公务的感知、展示、人机交互系统，从而给人以无处不在的智慧化接触。当然作为这些终端的后台支持，移动技术、物联网、云平台、大数据也必不可少。

（二）高度集成

解决目前上下级之间、部门之间多应用分离、多app加载、多门户登录、数据重复输入、结果重复展示的混乱现象，实现所有公务办理一个门户、一个app处理。平台通过统一组织架构、统一用户管理、统一消息引擎、统一数据存储、统一安全策略、统一应用门户等机制，实现智慧公务平台整合共享，互联互通。

（三）充分个性化

智慧公务参与者人员众多、业务繁复，平台功能必强大健全，但对每个人而言，涉及的应用和信息各自不同、非常有限，这就需要通过“智能推荐、应用预订、授权把关、评价考核”的机制，使用平台上成百上千的应用功能、成千上万的信息数据，按照“必须-参考-备查”三个层次，应用到每个公务人员和相关参与者，这个平台既有强大丰富的功能，又有安全可控的后台管理，同时在操作上十分简洁，参与者能体验到个性的智能化。

（四）精准的效率与效能算法

智慧公务平台的使用一方面要提升组织的效率，体现在及时、准确地完成工作上，还必须具有提升组织的效能上，通过平台的使用积累组织达成优化目标、实现目标的能力上。这就需要在平台的开发中使用工作提醒、模板案例、关联推荐、智能工具等个人效率辅助算法，还必须使用数据挖掘、知识加工、智能分析、辅助决策等效能类算法。

（五）强大的流程引擎

信息系统建设的使命之一是流程再造。公务系统中的大量工作都需要流程控制，如审批流程、任务流程、会议流程、公文流程。在具有多维度信息技术支撑的今天，各项事务处理的流程不但可以做得更精深专业，而且可以使流程节点的完成质量和效率更高。这就需要智慧公务平台需要有强大的流程引擎做支撑保障。

（六）高水准的开放互联

智慧公务是在传统oa、协同办公、以及各项已建业务处理系统的基础上发展起来的，其系统设计和建设必须按投资效益的原则，从继存和发展的大局出发，来处理好已建、在建和未建的关系，避免投资浪费。从技术角度讲，关键要进行高水准的开放互联设计与实施，用好当前先进成熟技术，把老的系统改造吸纳进来，又面向未来，可以方便进行升级扩展。

四、当今智慧公务发展之重——智慧会议

智慧公务从内容角度，可分为智慧办文、智慧会议、智慧事务处理。智慧办文主要涵盖公文流转，包括公文起草、审核、审批、查询分析、效用追踪分析，智慧化的重点在文件起草的智能化辅助和效用分析，这有待于知识工程和人工智能的进一步发展，目前倘无实施推广的必要；智慧会议主要包括会议筹备、会务落实、现场管理和会后跟踪全周期活动，具有多样化需求、多技术应用挑战，具有较大现实意义；智慧事务处理主要包括日常请批、内部行为管理、任务交办落实等日常内部事务（对外的生产经营、*务服务、科研工作等等专业业务工作，因其不具备公共办公属性，将不作为公务范畴），因其多为“依规奉命行事”没有明确的智慧性要求，所以目前暂无探索必要。故此，当今的智慧公务理当将智慧会议作为重中之重。

（一）智慧会议的概念

智慧会议是智慧公务的大组成部份之一。同智慧公务一样，智慧会议也应具有前述“三大要素”和“六大技术特征”。其概念主要在于业务内容的不同，智慧会议体现的是会议资源管理、会前筹备、会务落实、现场组织、参会服务、会后管理、查询分析的全功能流程、全功能的组织、管理与服务。这与目前流行的以视频会议为核心业务“智能会议”也是有巨大区别。目前，智慧会议概念还未普及，业界也在探索，四川有生软件科技有限公司以“新型智能会议”的名义率先开发推广，吹响智慧会议的号角，不失为一种以低调实现奢华的明智之举。

（二）智慧会议/新型智能会议现实背景

结合智慧会议概念，通过对当今会议工作现状的观察分析，不难得出以下认识：

①提升治理能力与公务执行力的大时代需求；

②类新冠突发事件情况下必需各种网络会议；

③解决公务人员流动快、办公人员难以专业的痛点；

④精准治理对会议的跟踪和分析、对网络管理需求突现；

⑤压缩不了的会议可以向网络新技术寻求效率；

⑥网络与软件技术提供了低成本的无纸化支撑；

⑦异地参会者费用节减；

⑧5G通信技术的速度和流量保障；

⑨办会人员之间快速知识共享的交互式办公需求；

⑩实现各相关单位之间的会议协同和数据共享。

（三）智慧会议/新型智能会议的特征

通过对四川有生软件科技有限公司新型智能会议平台的分析，可以发现智慧会议的一些初步特征：

1.会议全景一目了然

地区、公司或单位领导及所属办会人员，可以对本地区、本公司或本单位全部的计划、待开、未开、已开情况进行即时了解，以减少会议筹划、工作计划冲突。

2.多人协同办会

可以通过分工授权，将会议筹办的职责分解给多单位多人，做到相互配合、职责明确，从而实现快速办会、高效办会、协同办会。

3.会议贴心秘书

对参会人员的会议通知、参会提醒、地址导航、手机签到、入座信息等信息，对办会人员的会务工作、临时通知、现场找人、审批信息、会务沟通等信息进行及时提醒。

4.新手办会也可专业

平台上办会流程、会务工作一目了然，已办会议案例、模板随时可用，办会操作智能辅助，办会经验随时可在线交流。知识转化经验，新人上手很快。

5.新型办会模式

可组织召开非现场、非适时远程网络会议，完成投票选举、民主测评、网络调研、资料填报等会议活动，减少车马劳顿，节约参会办会成本。

6.会议活动一体化

民主测评、投票选举、现场调研、方案评审、测试考试、问卷调查、面试答辩等等活动均可纳入会议议程，实现会议-活动协同一体、高度协调。

7.排座智能灵活快捷

平台拥有“大会式”、“宴会式”、“弦月式”、“回字型”等多种智能排座模型，结合模型管理、参会人员分组，可以对会议座位进行“秒排”，生成座位图和座位表。

8.视频会议融合其中

平台可对接现有流行的视频会议，将视频会议作为全流程的内容之一嵌入其中，给视频会议配套会前筹备、资料管理、会议签到、议程控制、参加活动、会后查询等功能。

五、结论：

随着信息技术应用的不断发展和公务办公要求的不断提高，智慧公务必将走上国家和集体单位的智慧工程建设的舞台。当前，智慧会议（新型智能会议）建设背景成熟、特征表现明显，开发推广智慧会议已具有重要的现实意义。

年3月9日