会议细节,职场关健会议前怎么做好充分的

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要开好一个会议，准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备，是会议圆满成功的基础，会议的准备工作包括以下几个方面：1.建立组织召开一个会议，要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工，各负其责。建立各种小组，可以使他们在同一领导之下，各自独立的地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设：（1）秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。（2）总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作（3）保卫组，负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组2.明确任务全体工作人员，应当明白本次会议的目的。主要解决什么问题，更要明确自己的工作任务及具体要求，以保证不出差错，不贻误工作。3.安排议题和议程秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题收集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题安排日程，以保证会议有秩序的进行。4.确定与会人员确定与会人员是一项很重要的工作。这里出现了差错，后果是很严重的。确定与会人员可以采取以下方法：(1)查找有关文件、档案资料；（2）请人事部门提供；（3）征求各部门意见；（4）请示领导。召开大型会议。还要对与会人员进行分组，便于分头讨论，组织活动。5.发出通知名单确定后，即可向与会人员发出通知，便于他们做好准备工作。如果准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知，在开会前，再发出开会通知。通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容，与会人员应准备什么、携带什么，开会日程、期限、地点，报到的日期、地点、路线等。与会人员接到通知后，应向大会报名，告知将参加会议，以便大会发证、排座、安排食宿等。6.会场会议的成败，场地的选择相当重要，选择适当的会议场地，以下六个基本步骤都需要考虑进去：(1)确定会议目的。(2)确定会议形态。(3)决定实质上的需求。(4)考虑与会者的期望。(5)选择何种会议地点与设备。(6)评估选择的正确性。会场布置和安排是会议的又一项重要工作，首先是关于会议场所的选择：(1)场地必须有空档，且供使用。(2)场地能够容纳会者及视听器材，与会者若能拥有1.5-2平方米的空间，才算理想。(3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。(4)必须拥有充足的照明及通风设备。(5)必须能免于被声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。(6)必须给与会者提供基本便利.(7)成本必须低廉.此外会议的气氛主要是靠会场的布置来渲染，会场的布置应当根据会议的内容来安排，或庄严肃穆，或着重朴素、或明快大方、或热烈欢快，总之，会场的布置应该与会议内容相协调。7.座次与会人员座次应当统一安排，照顾全面。因为座位有前有后，有正有偏，在排座位时要根据不同情况，妥善安排，照顾到各个方面。8.印制证件证件是出席会议的证明，是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。不同的证件要用不同颜色的字体或纸章，以示区别。9.接待和报道外地代表到达时，应安排工作人员到车站、码头、机场等地迎接。到驻地后，持通知书到大会报到处报到。报道处接待人员应礼貌接待，验看有关证件后即安排食宿，登记联系的地点、方式，并发给证件、文件等。至少每天向秘书处汇报一次报到人数。此外，还应该注意准备会议用品，大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织，包括为这些场合提供恰当的设备和材料——其中有会议的地点、各种视听设备、以及书写材料。在此提醒应注意的几个问题：(1)检查是否预定了点心。(2)检查休息室的设备是否够用。(3)保证有足够的停车位置。(4)多准备一些书面背景材料，以防有些与会者遗失了这些材料。(5)确定供电系统是否正常。