办公用品概述

2023/5/16 来源:不详

(一)办公用品概述

办公用品是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。办公用品行业涉及的领域非常广泛,从电脑、打印机、复印机这类整机到墨盒、硒鼓等办公耗材,从照相机、摄像机、录音笔等数码产品到办公家具、书写工具、办公用纸等。

(二)办公易耗用品的管理

1.办公易耗用品的范围

(1)书写工具,又称办公文具,是办公书写所需要的各种类型的笔、墨水、笔芯等。

主要包括:铅笔、圆珠笔、针式笔、钢笔、记号笔、胶片笔、白板笔、荧光笔、中性笔、签字笔、水性笔、油漆笔、软毛笔、铱金笔、财务专用笔、教鞭笔、台式笔、箱头笔、笔芯、铅芯、墨水、台笔等。

(2)桌面用品,主要包括:订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座等。

桌面用品主要包括:订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座、便签盒、各种尺子、剪刀、美工刀、号码机、钉枪、回形针/盒、胶水/胶棒/胶带、修正用品、大头针、圆规、橡皮、复写板、白板擦、笔袋、书包、文具盒、书套、切纸刀、削笔机等。

(3)财务用品,主要包括:印章、海绵缸、票夹、账簿、凭证、手提金库、印台、印油、板夹、单据/收据等。

(4)纸制用品,主要包括:信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本等。

纸质用品主要包括:信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本、螺旋装订笔记本、无线装订笔记本、仿皮笔记本、硬皮本、皮面笔记本、PU笔记本、报事贴、便签、标贴、胶套本、缝线本、软抄本、聘书、荣誉证书、证件卡、拍纸本、口取纸等。

(5)文件管理用品,主要包括:弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋等。

文件管理用品主要包括:弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋、文件盘、文件套、文件柜、长尾夹、索引、报告夹、报刊架、风琴夹、档案盒、资料架、资料册、名片册/盒、D型/O型扣面文件夹、半透明夹、杂志筐、装订夹、文件包等。

(6)办公设备专用易耗品,主要包括:打字机用色带、修正液;复印机用墨盒;计算机用U盘,移动硬盘、光盘等。

2.做好办公易耗用品的发放工作

(1)发放办公用品应考虑的因素:办公用品的保管、储存和发放是否符合单位规定;办公用品的保管、储存和发放是否安全可靠,是否保证了存储条件并遵守了组织程序;发放办公用品是否符合规定,遇有货单不符或办公用品有损坏的情况是否立即向有关人员汇报;是否根据单位的程序及规定,按照要求将办公用品发放给相关人员;发放办公用品时是否确认办公用品申请单;是否持有进货、存货和发放办公用品的最新的、准确的、清楚的记录与资料;是否制定办公用品发放制度,确定办公用品发放人。

(2)发放办公易耗用品的工作要求:指定人员发放;按单位的有关制度规定发放时间;紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理;必须填写办公用品申请表,并由授权人签字批准;经清点核实后发放办公用品;提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

(三)常用办公设备的使用

1.办公设备的概念

办公设备(officeequipments),泛指与办公室工作相关的设备。点击查看常用办公设备的功能及用途。

(1)文件输入及处理设备:计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。

(2)文件输出设备:文件复制设备、文件打印设备、文件传送设备等。

(3)文件复制设备:制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、工程复印机(晒图机)、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。

(4)文件打印设备:激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。

(5)文件传输设备:传真机、计算机、电传机等。

(6)文件储存设备:缩微设备、硬盘、云盘等。

(7)文件整理设备:分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。

(8)网络设备:网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等。

(9)沟通设备:座机电话、网络电视会议软件、电话会议设备等。

2.常用办公设备的使用规范

(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责的专管制度,严禁任何人随意使用,除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养。

(4)未经领导允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。

(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,湿度过低时需用加湿器,湿度过高时需用除湿器,并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

(6)如果办公设备不处于工作状态,应及时切断电源。

链接知识:电脑使用指南。使用电脑时要做到:不要让阳光直射电脑,以免机壳老化;不要随意放置茶水,以免碰翻杯子弄湿电脑,造成短路;不要在开机状态下插拔各种电缆,以免烧坏接口;不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘;不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机;不要使用来历不明的软件,防止病*侵入,并且要配备必要的杀*软件,定期或经常地对电脑进行保护性杀*;不要在病*入侵时使用电脑,除非有特殊的自我防护措施;不要自己随意处理电脑硬件故障;不要将电脑交给非专业人士修理,如有必要应全程监督。

3.制定有效使用办公设备的措施

(1)确定相应责任者:如办公设备丢失、损坏属于过失人责任的,过失人应承担相应的经济责任。

(2)复印机:相关部门和人员在申请复印时必须填写有细节要求的申请表,并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用次数。较昂贵的复印如彩色复印,一般不能自由使用,可由中心服务区根据部门的具体需要进行复印,并由各个部门独立核算成本。

(3)传真机:指定人员使用传真机,做好登记并保留发送记录,其中包括日期、信息发送人的姓名和信息接收者的姓名。

(4)计算机、打印机、互联网:很多单位已在工作中提供该类设备,但在使用中要注意,昂贵的设备要限制使用次数;彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本;严格监督因特网的使用情况。

(5)电话、移动禁止用公用电话打私人电话;控制国内、国际长途电话的使用;按单位有关规定使用移动电话;定期检查并核对电话账单以控制开销。

学习效果检验

基本训练

学过了这部分内容,请你完成以下基本知识训练(本章的重点知识,需要同学们牢牢掌握):

1、简述办公设备的使用规范。

参考答案:

2、简述发放办公用品的工作要求。

(1)指定人员发放;按单位的有关制度规定发放时间;

(2)紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理;

(3)必须填写办公用品申请表,并由授权人签字批准;

(4)经清点核实后发放办公用品;

(5)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

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