商务会议策划的前期准备应该怎么做

对于会议活动策划来说，前期准备的好，中后期的执行也就好做许多。那么，会议活动策划的前期准备需要做什么呢？

1、确定会议目的：在做商务会议策划时，首先要明确会议的目的，这是整个会议的核心部分。确定好目的之后，可以列出会议的议题，这里可以将议题分为一个主要议题和其他几个小议题。

2、确定会议场地：会议场地一般选择在酒店或者是企业的会议室，这可以综合会议的性质、参与人数等来综合决定。可以列出多个备选地点，逐一进行实地调研，主要需要看场地的地理位置、交通因素、内部设施、相关活动承载经验、服务能力等，再择优选择。

3、确定会议流程：会议的流程一般包括嘉宾入场签到、领导讲话、PPT讲解等，流程的设计应以高效为原则，需要删除不必要的环节。以签到为例，如果是大型会议，嘉宾比较多，若还是采用传统纸质签到，不仅效率低，还容易出错，这里可以试一下大屏互动签到，嘉宾扫码即可完成签到，信息自动录入后台，也方便管理，效率能提升不少。

4、确定会议邀请的嘉宾：这也需要根据会议的实际情况安排。以新品发布会为例，一般要邀请公司领导、业内知名人士、媒体记者等，确定好邀请的嘉宾之后，要提前发送邀请函，邀请函的选择可以用纸质，或是电子邀请函，比较流行的有H5形式，或是大屏互动报名系统。

5、确定工作人员：这要提前做好具体的工作安排表，列好每个人需要负责的工作。要注意合理的组织安排会场工作人员，对会场人员进行管理培训。如果是制作大型会议策划方案，要提前至少30天准备，给活动设计留有足够的时间。

6、确定会议预算：会议的场地租赁、物资购买等都需要不少资金支持，预算不同，会议的安排也是不同的。如果预算多，那能折腾的花样也就更多了，比如可以找专业的活动策划公司，这样不仅可以减少主办方的压力，还能照顾到很多小细节。

7、准备会议物料：会议现场的大部分物料是需要经过设计的。包括会议的背景版、签到台、播放的PPT背景等，物料的设计应兼顾实用、体验和美观。

8、会议彩排：建议提前一到两天多彩排几次，将出现的问题解决掉，这样在会议活动当天就可以避免了。

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