CTA如何对临床试验中的大型会议进行支持

中科医院专家 http://pf.39.net/bdfyy/bdfzj/

会议开始前的准备时间是固定且有限制的，一般提前半个月-1个月准备，充分的准备工作是做好任何事情的前提。

①为了做好后勤工作，明晰会议的相关信息是必要的：会议议题、目的、议程、时间、地点、参会名单、人数、费用标准，这些信息通常PM会直接告知或邮件抄送CTA。主要参加方包括申办方、CRO、SMO、参研中心。如果参研中心较多，项目组这边会确定一个名单，确定哪些中心来参加这次会议，因为预算限制，所以一般也有人数上的要求。组长单位来参会的主要是PI、key-subI、机构人员，而其他单位的key-subI通常不邀请，除非PI不能参加，指定人员参加。（组长单位人数大于分中心）。申办方和CRO这边参会人员主要是项目组leader、PM、各板块负责人，SMO就是PM和CRC。总而言之，参会人员名单及人员总数不是固定的，得根据会议预算及项目组情况来具体安排。

②进行地点相关准备工作：根据确定的会议地点、人数等提前预定会议室、酒店住宿及餐饮及接送车辆、准备接待台和指示牌相关材料等。通常会将会议室、住宿、餐饮安排在同一酒店，我们需要提前与酒店负责人取得联系，告知会议承办单位、需要服务什么样的人员及实际需要等。比如会议室，要预定多大的、需要配备什么设施、圆桌还是方桌…

③制作会议邀请函及负责相关衍生工作

一般都使用的是公司的模板，填入会议的相关信息即可，若是打印版的，确定材质后复杂的就联系供应商制作，简单的比如A4纸彩打的就自己制作。若还涉及电子版的，多为H5格式。完成上述工作后，就是会议邀请函的发出，以本公司为例，大概提前半个月就要发出，并且要对人员进行能否参会的tracker跟进。若能参会，CRA同时还要收集人员行程信息包括项目角色、身份信息、航班信息，当CTA收到这些信息后，需要负责协调行政购买及改签机票/火车票。

④进行资料准备相关工作

涉及的文件有试验方案、研究者手册、病例报告表、知情同意书、PPT等，若是pre-NDA沟通会，需要准备的特殊资料是本项目及关联项目的临床研究报告、QA汇总（主要是医学负责撰写）。当PM把文件发给CTA时，CTA需要确定清楚，各准备多少份、有无特殊打印要求（单面/双面打印、PPT是否涉及多页在每张纸排版）、装订要求（三孔/两孔胶装、订书机装订）等。当资料准备好后，需要将其包装进特制的文件袋中，并配备相应的纸笔和参会证明。

⑤会前会

由项目组leader负责召开，主要是确定相关工作是否安排得当并落实，会议是否能正常召开，大多都是召开线上会议，CTA主要负责预约及发送会议链接，电子签到工作等。

由于篇幅限制，会前工作仍有细节未叙述完整，至于会中和会后工作，准备再写两个板块，若有错误及不足之处，麻烦大家指正及多多包涵~

待续…

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