天涯易众会务通会议会展服务标准化流程

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会议效劳准则化之五---会前筹办做事准则

一、会议效劳总过程

会议治理科接到会议告诉（肯定会议时光、会议类别、参会人数、效劳请求）→填写会议预定注册表→告诉会议效劳班长→召散会前调和会精确合做与职分→依据会议请求安置会场→声响师实行设备调试→效劳人员会前筹办（卫生纯洁、货物筹办、消杀透风等）→会前准则化做事反省确认→会中效劳（站位、倒水等）→会后整理卫生、桌椅归位等→会后召散会议效劳保证归纳会

二、会议室请求预定

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三、召散会前调和会

会议治理科办公室接到各部门、单元的会议告诉后，精确该部门、单元召散会议的时光、会议类别、到场会议的主手法导、参会人数以及其余会议效劳请求后，实时将会议根本情形反应给会议效劳班长。班长立刻布局召散会前调和会，遵循会议情形公道分派效劳人员，向其引见根本情形，解释要乞降注重事件，精确合做与职分，同意出会议效劳保证实行计划。

四、会场处境卫生保护

依据会议效劳保证实行计划请求，效劳人员对会议室实行纯洁及消杀。

1、效劳人员合做办会单元依据会议关联请求调度会议台型。

2、会前5—8小时会议效劳人员完全打扫会议室卫生，门窗无尘埃，会议桌明净无指模和水渍，椅子无尘埃和毛发，桌子抽屉无杂物无尘埃，地毯上无杂物，墙角处无蜘蛛网，墙面无脏痕，灯具开关、空调面板、电视机表面不得有尘埃，蜘蛛网等。

3、整理绿植残叶，适时浇水、施肥，保证花叶葱翠无尘埃。

4、会议室内处境卫生由效劳员治理，加倍巡逻实时整理；会议室外卫生由保洁员纯洁坚持，大地敞亮无足印、无烟头,渣滓桶明净无污渍。

5、遵循会议请求及参会人数筹办响应的杯具、茶水、饮用水等会议所需货物。

五、会场设备设备

1、会前反省照明是不是平常，灯具是不是悉数完整，有毁坏的实时退换。

2、声响师提早一天反省声响设备及灯光并实行调试，会前1小时再次确认声响设备是不是完整，话筒音量适中，大型会议在散会前30分钟及闭会后播放暖场音乐。

3、会前1-5小时反省室内空调是不是平常，会场温度设定在章程温度内，冬天23度，夏日26度。如有题目应实时报告并由会议治理科办公室告诉财产治理科关联工程技能人员实行培修。

六、会场安置

1、会场安置前，效劳人员应联络会议治理科办公室再次肯定办会单元是不是已操持疫情防控期间会议室行使审批手续及会议花费是不是已结算，如未操持结算效劳人员应实行催办、催缴。

2、遵循会议台型将会议桌摆放正直划一，椅子摆放在会议桌前并预会议桌坚持约为30厘米的间隔，椅子间距要平匀，主手法导座椅间距为次手法导的两倍，椅子摆放了却后横看、竖看、斜算做一条直线。

3、遵循椅子的场所在会议桌上摆放文献，将文献摆放在每个椅子的正中央场所，文献底边与桌子的底边间隔3厘米，如摆放铅笔，应成45度斜角放在稿纸右边或平行于稿纸右边实行安插，笔尖向上，标签外漏。

4、文献定位后，茶杯摆放在文献的右上方，与文献坚持约手掌宽的间隔，杯把朝右，呈45度角。茶杯左边摆放方巾托，方巾托与杯子的间隔约为一指，杯子与方巾托的中央在一条水准线上。

5、话筒稳固在桌面上，话筒麦克方位角度一致，间隔桌面20厘米，摆在统一侧方位，会议桌上有话筒、名签、茶杯、方巾托、文献等货物，每份货物摆放准则一致，侧算做一条直线。

6、上述筹办做事了却后班长应实行周全反省，针对呈现题目立刻查改，肯定无误后对会场实行全方位的消杀及透风(消杀透风功课依据疫情防控期间行*中央会议室消杀轨制履行）。

7、在会议正式召开前30分钟在会议室签到桌上依据请求摆放好擦手纸，手部消*液及备用一次性医用口罩等货物。

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