怎样才能开出高质量的部门例会

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从事人力资源管理工作多年，我发现企业现在依然有不少的团队管理者不会很好的召开部门例会，时间冗长，耽误工作、应付，走过场、开不开随心情等情况是比较常见的。今天，我就如何开出高质量的部门例会有以下经验分享，希望能对您有所启发：

首先，明确会议目的。在开会前，我会仔细考虑会议的目标和议程，并将其准确地传达给所有参与者。这可以确保所有人都知道他们需要为会议做什么，并可以提前做好准备。

其次，保证会议效率。在会议中，我会尽可能地避免冗长的发言和无关的话题，并且对于每个议程项都会限定一个特定的时间，以确保会议按时结束。此外，我还会鼓励参与者积极发言，分享他们的想法和建议，并在必要时指导他们。

第三，做好会议记录。在会议中，我会请一位记录员负责记录会议的主要内容和决策，以确保所有参与者都有一个清晰的了解会议讨论的结果，并可以将这些结果应用到自己的工作中。

第四，跟进行动计划。在会议结束后，我会及时将会议记录和决策分享给所有参与者，并确认每个人都清楚自己需要做什么。我还会跟进执行进展，确保所有决策得到及时的实施和反馈。

最后，不断改进。每个部门例会都是一个机会，可以帮助我了解团队的工作状况和需要改进的地方。因此，我会请参与者提供反馈和建议，以便我可以持续改进会议的质量和效果。

除了以上的建议，我认为以下几点也可以帮助我们开出高质量的部门例会：

第五，准备充足的资料和素材。在会议前，我会准备好所需要的资料和素材，并提前分发给所有参与者。这样可以确保大家在会议中能够充分了解相关信息，并能够深入讨论。

第六，积极解决问题。如果在会议中遇到了问题或者矛盾，我会积极地寻找解决方案，而不是把问题搁置或者转移责任。这可以帮助团队建立起更好的信任和沟通。

第七，注重团队建设。除了讨论工作事项，我也会在会议中注重团队建设，比如邀请团队成员分享个人经验、鼓励大家表达感激之情等等。这可以帮助团队建立更好的凝聚力和向心力。

第八，保持灵活性。有时候会议可能会受到突发事件的影响，比如紧急任务或者重要客户的来访等等。在这种情况下，我会及时调整会议议程，以确保会议能够顺利进行并达到预期效果。

综上所述，要开出高质量的部门例会，需要管理者具备良好的组织和沟通能力，注重团队建设，以及保持灵活性和解决问题的能力。只有这样，才能够让每个会议都成为一个有意义的、高效的工作体验。