实地考察会议场地要分四步走

以前小编在文章也曾多次提到过会议场地选择的重要性与实地考察的必要性，今天小编就来和大家仔细讲讲会议场地选择过程中的实地考察到底分几步，怎么做。一.先决条件首先依旧是我们老生常谈的一个问题。会议场地的选择要和会议的整体风格性质相搭配，因此我们在会议场地的选择上要注意以下这几点：1.预算；2.会议性质（会议主题）；3.会议地点；4.会议时间；5.议程安排；6.与会人员数量；7.有无餐饮、交通、住宿等方面的需求。二.广撒网互联网的发展，使会展行业也逐渐变得信息化，高效化。现在单纯依靠互联网便可完成场地的的检索，浏览和筛选。但是，面对信息浩如烟海的互联网，同时也要求我们要擦亮双眼。在挑选出称心如意的会议场地的时候我们要善于比对，在不同的服务提供商间比对，在平台与平台之间比对。比对什么呢？会场的长宽高、使用面积、提供的设备、配套服务，以及我们最关心的价格是否一致，有无出入等等。同时也要避免被“过度美化”的照片忽悠，除了在平台内看酒店会场的相关照片，我们还可以看看其他放在搜索引擎上看看它的口碑如何，实地照片（游客照），避免一顿毫无意义的舟车劳顿。三.实地暗访在大致确定目标之后我们就可以上门看看了。不过不是“正大光明”的那种拜访，而是换一种身份入住酒店探寻，或者参观会场。部分会议性质的严肃和高标准、严要求，值得我们花上一些时间取深入调查。暗访主要是去了解酒店的运营状况和服务质量以及房间，餐饮，会场的大致情况，而不是像小报记者一样“威逼利诱”。四.实地走访在“明察暗访”筛选出一批会议场地后，想必我们手上所剩已经无几了，彼此间都是半斤八两。这时候就需要我们亮明身份实地走访了。我们需要实地仔细的走访考察需要租赁的会场，观察检验会议设备设施的保养损耗情况，诸如最为基本的麦克风、音响、LED屏幕、以及桌椅板凳等等。同时拍好照片，做好记录。我们不仅要看还要谈。我们可以拜访各个部门的负责人，当然我们也可以选择拜访基础的服务人员与厨师、服务员、礼仪等等。向他们了解一下酒店的会务服务经验与能力以及其他相关方面可能的趣闻轶事。