4层会议发言结构,助力推动跨部门合作人

很多人都有类似的经历，当需要其他部门同事配合完成工作，项目需要跨团队协作时，总是会遇到重重难题。如果没有做好沟通，可能会影响后续项目进程。如何在会议上发言，让对方接受你的方案，推动跨部门合作？本篇文章分享了会议发言的技巧，供大家一起学习参考。我先来描述下一个场景，你就是其中的主人公：你是公司的一名数据分析师，工作非常忙碌，但总是有其他业务部门的人跑过来找你提临时需求，导致你经常无法按时完成既定工作，严重影响工作效率。于是，你想出一个对策，制定了《业务部门给数据团队提需求的流程和规范》。这天，你约各业务部门负责人开会，要求他们以后的数据需求必须按照流程走，否则都不接受。但其业务部门往往是老大，他们业绩好、功劳大，并不重视你的要求。这时候，你在会议上要怎么陈述自己的方案，才能推动这件事走下去呢？当然，这个案例我做了简化。在实际工作场景中，你是需要提前跟一些刺儿头一对一沟通清楚、获得他们认可的，然后你才能开大会，否则肯定会被自己坑死。我相信，很多人都有相似的经历，当你想要其他部门同事配合你的工作时，总是会遭遇各种推脱和阻碍。你需要不断推进工作，这种”推进“其实是一种很常见的高难度沟通场景。现在很多公司都有项目制，都需要跨部门、跨团队协作推进。但一旦涉及其他部门，往往在进度安排、角色分工和资源调配上，会出现各种各样的矛盾。而且在沟通中如果不能好好说话，很可能影响团队间关系，影响项目进度。为什么跨团队合作和沟通总是这么难？原因主要有2点：一是，各个部门的优先级事项不同；二是，各方的理解存在偏差。第一点，各部门优先级不同，我想你应该能理解。像上述场景中，尽管规范数据流程对数据部门很重要，但对业务部门其实没那么重要。如果因为要走数据流程，而耽误了他们的销售业绩和时间，那才是绝对不能接受的。第二点“理解偏差”，是指各方对合作事项的理解不一致。比如，双方对任务难度理解不同。数据团队认为提需求不就是填个系统表格嘛，多简单呀。但业务团队却认为要填写申请特别麻烦，他们有别的事要忙。再比如，双方对任务需要交付的时间理解不一致。数据团队认为的“尽快”是在当天完成，而业务团队则觉得“一周”也挺快了。搞清楚这两个背景，我们就能够在心态上接受跨团队沟通的挑战，从而能够做得更好。面对这种情况，怎么做？今天这节课，我们先把这个问题简化为：在跨部门合作的沟通会议中，要如何陈述方案，才能最大程度地避免这两种偏差，顺利推动合作发生呢？首先，你需要明确一个职场跨团队沟通的原则，那就是谁痛谁负责，谁痛谁解决。在上述案例中，如果临时数据需求已经严重影响你的工作了，那你必须以负责人的姿态，主动去推动合作，因为别人是没这个动力的。其次，你需要在会议的一开始就明确地陈述你的想法。很多人存在误区是，以为自己讲清楚了，但其实参与会议的其他团队同事还是一头雾水。这里我给你提供一个陈述方案的架子，你可以参考。因为陈述方案的目的既是解决问题，又是推销自己的想法，所以这个架子其实灵活结合了前面文章提到的“解决问题结构”和“FAB结构”（属性-优势-利益）。这个陈述方案的结构一共有4层，分别是：为什么（Why）做什么（What）有什么好处（Benefit）马上行动（Action）。乍一看挺复杂的，但其实是环环紧扣的。我先给你解释下，每个部分分别要说点什么。第一步是说为什么，为什么部门间需要合作推进某件事情的发生。这部分你可以讲讲事情的背景和问题的严重性。它的核心目的是唤起对方