会议太多太费时间,怎样选择性参会,怎样有

一

现代社会分工细致，公司里也是一样，部门、流程、角色、职责越来越细化，越来越聚焦，讲究的是协同工作，共同努力才能完成一个目标、一个产品、一个项目或者一项服务。因此公司的运作模式里，协同已经成为决定公司成败最重要的因素了，也是现代公司管理中最核心的问题。如果忽视协同问题，或是认为协同是可以靠自觉自发去完成的，那么公司发展到一定的规模，必然遇到瓶颈，积累下来，将成为难以逾越的鸿沟，形成巨大的“部门墙”，越是规模大的公司越是如此。

目前来说，公司里面普遍通过实施系统的流程管理来打通“部门墙”，明确一项工作的具体程序、清晰各单位、各岗位的权责、定义各环节的交付成果及周期频率等来解决流程的效率、质量和成本等问题。华为在年实施的名震江湖的IPD流程就是如此，这一个项目就花费了数十亿人民币，而在其后，华为继续投入巨资不断地建立了更多的流程为公司的可持续发展保驾护航。

而开会也是流程管理体系中的一个手段，为了解决协同问题的辅助手段。

二

规模越大、流程越多的公司，会议就越多，每个人的会议都可以分为两种，一种是你或者你的部门为了解决某个问题而召集的相关人参会的会议，还有一种是其他人或者其他部门召集的会议，你作为其中的相关人员参与的会议。

我们常常感到每天有限的工作时间都被会议占了，其实是参与的相关性会议太多，可以通过做好会议管理才提升工作效率。

而会议管理分为公司的会议管理制度和文化以及个人的会议管理机制。

三

首先是公司内需要完善的会议制度及培育良好的会议管理文化，比如明确会议的程序，谁是会议召集人，会议通知如何发，会议形式是现场会议还是视频或电话会议，会议记录谁来做怎么发，会议的跟进事项如何管理及跟进，这些都是可以有效提升会议效率的必要程序和环节，通常也是会议管理过程中容易产生的共性问题，需要通过制度来系统性的解决。

比如很多的公司就存在不重视会议时间的问题，很多人常常迟到，也许一两分钟对一个人和一个会议来说不是什么大问题，但是一旦形成风气就很容易传染，从公司总体层面来看就是极大的影响效率的问题，必须有效地进行解决，通过制定处罚制度并且严格执行来杜绝此类问题。

同时一个公司的会议文化也需要有意识地培育和牵引，很多公司会议过程中容易偏题，会议上动不动就离题万里，不聚焦问题，东扯西拉，一个会议下来也不知道讨论了什么，达成了什么结果，弄得会议记录人员都不知从何记起。通常公司的大领导参会的会议会出现这种问题，大家面对大领导都不敢打断或者提醒，任由领导自由发挥。

面对这种情况，会议召集部门需要在会前就明确会议背景、会议讨论的内容程序、需要达成的共识和结论等，有效牵引会议的进行，会议的计划越详细，会议过程会越高效。

四

对于个人的会议管理来讲，自己召集的会议需要对参会人员负责，详细分析会议背景和相关的人员，谨慎邀请相关人参与，参会的主要部门有哪些，是否发言，只是需要知会的部门和人员又有哪些，区分清楚，在会议邀请中明确下来，让对方知晓该会议对自己的意义，派出合适的层级和人员有目的的来参会。

如果每个召集会议的部门和人员都能做到这些，那么针对大家的会议太多有无效的困扰就可以解决大半了。

如果会议管理的精细化程度没有这么高的话，那么对于自己的相关性会议就需要在收到会议邀请时进行详细的分析，看看这个会议对于自己和部门来说意味着什么，重要程度如何，应该派出谁来参加，如有必要也可以实现和会议召集部门电话沟通来确认相关细节，做好分层分级的管理。

还是一样的道理，会前的准备越充分，会议就会越高效，不论是对会议召集部门来说还是参与会议的部门来说都是如此。