最全的公司会务管理办法企业会议管理制度业

昶林科技集团有限公司会议及业务活动实施细则

第一条为进一步规范公司会议及业务活动（以下简称“会务”）流程，提高会务质量和工作效率，结合公司实际，制定本细则。

第二条本细则中的会议及业务活动是指由公司主办或承办的，有公司董事会领导或经营班子领导出席的有关会议和业务活动。各部门、各分公司内部会议按照简化程序执行。

第三条公司会务活动按照“归口管理，统一组织”原则进行管理。总部办公室是公司会务工作的管理部门，负责统筹、协调、指导、监督公司会务工作。

第四条办公室按照“会前严格计划”“会议精心准备”“会后及时落实”三方面原则，统筹做好会务工作。主要负责汇总、审核、上报和发放会议周表；审核各部门、各分公司草拟的会议通知、会议材料、纪要（备忘录）等；协调、通知公司领导参会；做好主办会议会场布置等工作。

第五条各部门、各分公司负责按时申报本部门会议周表，草拟会议通知（业务活动）代拟稿，撰写、发放会议材料，组织会议签到，拍照，撰写会议记录、纪要（备忘录）等。遇到全公司重大会务或业务活动时，严格按照办公室安排做好人员、后勤等配合工作。

第六条为增强工作预见性，各部门、各分公司应对公司领导交办的会议（业务活动）、各业务口下周有关会议（业务活动）的预安排报公司分管领导同意后，报办公室会务人员。办公室汇总各部门、各分公司会议（业务活动）安排后，报公司主要领导审定，并将周表发放至公司中层以上领导干部。会议（业务活动）安排如有更改，办公室应及时告知公司领导和主办部门。

第七条一般情况下，安排会议（业务活动）遵循下列程序：

（一）起草会议（业务活动）通知

1.撰写。会议通知（业务活动）由主办部门负责撰写（模板咨询办公室会务人员）。主要内容应包括：时间、地点、参加人员、会议议程（调研、参观活动应列明行程或线路安排）、注意事项、联系人及联系方式等。

2.审核。会议通知（业务活动）由主办部门负责人审核后，最晚应于会议召开前一天，将电子版报公司办公室校核。

3.呈报。公司办公室核稿后呈公司领导审批，其中需公司董事长、总经理出席的业务活动，公司办公室最晚应于会议召开前一天上午下班前报公司董事长、总经理审核同意。

4.印发。公司办公室将会议通知（业务活动）电子版通过公司办公系统发送给参会单位，同时应及时将会议（业务活动）通知分送给参会公司领导和主办部门（含临时安排的会议或活动）。

5.对临时增加（取消）或变更的会议（业务活动），公司办公室应第一时间告知公司领导和相关部门负责人，避免信息不对称。

（二）会议（业务活动）材料准备

1.材料种类。会议材料包括会议需审议或研究的材料、领导讲话稿、会议议程、主持词、座谈会名单、背景资料、拟现场发放的文件等（视具体情况而定）。

2.材料撰写。会议需审议或研究的议题材料、领导讲话稿、主持词、背景资料、调研活动方案、展板、讲解内容、拟现场发放的文件等由主办部门起草初稿，并送相关领导审阅定稿。涉及公司多个部门的汇报会议，指定一个部门牵头起草（或汇总）汇报材料。

涉及外单位领导出席的会议，主办部门需提前联系对接，确定参会人员情况、核实参会人员名单信息，并在会议通知送审时报公司办公室。涉及现场调研本公司的活动，按照办公室准备的三套路线、考察点、背景资料、展板、讲解内容做好准备。

（三）会场布置

1.会场座位安排。公司办公室会务人员提前半小时到达会场，负责摆放台牌、备好座位等（原则上按领导级别定主、客席，同一侧台牌按领导职务先后依次摆放，汇报单位摆放客席中间位置，其他单位按排行顺序依次摆放）；大型会议（如公司工作大会）要安排主席台、听众席座位；如参会人数较多，要提前印制座位安排表并与会议材料一并发放给参会人员。

2.会场材料。领导审阅后的会议材料，由主办部门按参会人数打印并在会前统一分发；如会议材料较多，应统一以文件袋的形式发放，并摆放在参会人员座位前。

3.会场设备。一般会议会场需悬挂电子横幅或开启电子屏，主办部门应在会前一天与公司办公室确认横幅名称；如需要话筒、音响、投影仪、录音、电脑等设备，主办部门应提前提出需求，并提前调试，确保会议期间正常使用。

4.实地考察安排。会议（业务活动）内容涉及实地调研、参观或考察的，主办部门应协助相关考察点做好现场布置工作，并明确具体联系人；应提前对考察线路进行实地查看，考察时安排专人跟车引导，并随时和考察点保持电话联系；视情况备好安全帽、雨具。

（四）会场组织

1.会场签到。主办部门应提前30分钟到达会场，将准备好的会议材料拿到会场摆放整齐、组织会议签到并保存签到表，协助做好会前准备工作。公司办公室在会前10分钟提醒没有到会的人员准时参会，参会人员到齐后及时通知公司领导或告知区两办会议科请区领导出席会议。

2.会议记录。会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，由主办部门指定专人负责记录；如有必要，会议主持人可根据本细则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

3.现场服务。会议期间，办公室会务人员负责跟会，维持会场秩序，督促做好会场服务；应注意整个会场的内外联系、文件传递工作，完成出席会议领导交办的有关工作。

（五）会后工作

1.食宿安排。需要安排食宿的会议（业务活动），经主办部门请示公司领导同意后，由后勤部负责做好相关保障，主办部门予以协助。用餐、住宿接待标准参照后勤部制定的公司接待标准。

2.会场清理。会议结束后，主办部门应及时清理、检查会场，查看有无遗漏物品；对会议材料、台牌等要及时如数收回。会议台牌由公司办公室统一保管，主办部门每次使用完毕后应交回公司办公室。

3.纪要（备忘录）。会议需要形成纪要（备忘录）的，由主办部门负责撰写。会议结束后，应在5个工作日内形成纪要（备忘录），按公司印文程序印发。

第八条本细则由公司办公室负责解释，自年6月7日起实施。